Decalog - www.decalog.net - contact@decalog.net - 04 75 81 50 50 Ce document est uniquement destiné à l’étude des solutions Decalog. Votre interlocuteur Service opérationnel Decalog SIGB Rédacteur(s) ACE Edité le : 21/09/2017 Decalog SIGB - Aide Paramétrage et utilisation des relances Entrez le titre du document Page 1/24 TABLE DES MATIERES 1 Introduction ................................................................................................................................... 2 2 Paramétrage des plans de relance ................................................................................................. 3 2.1 Plan de relance type Lettre ................................................................................................................ 3 2.1.1 Saisie du nom et des conditions d'envoi du plan de relance ...................................................... 4 2.1.2 Paramétrage des délais d'envoi et des pénalités éventuelles .................................................... 4 2.1.3 Définition des messages pour chaque niveau de relance .......................................................... 6 2.2 Plan de relance type Mail ................................................................................................................... 8 2.2.1 Saisie du nom et des conditions d'envoi du plan de relance ...................................................... 8 2.2.2 Paramétrage des délais d'envoi et des pénalités éventuelles .................................................... 8 2.2.3 Définition des messages pour chaque niveau de relance ........................................................ 10 3 Personnalisation des modèles de documents pour les relances .................................................. 11 3.1 Modèle "Relance par courrier" ........................................................................................................ 11 3.1.1 Récupération du modèle par défaut ........................................................................................ 11 3.1.2 Modification du modèle avec OpenOffice ou LibreOffice ........................................................ 13 3.1.3 Envoi du fichier modifié sur le serveur ..................................................................................... 15 3.2 Modèle "Relance par mail" .............................................................................................................. 16 3.2.1 Récupération du modèle par défaut ........................................................................................ 16 3.2.2 Modification du modèle avec le bloc-notes ou Notepad++ ..................................................... 17 3.2.3 Envoi du fichier modifié sur le serveur ..................................................................................... 19 4 Mise en place et utilisation des blocs d'envoi .............................................................................. 20 4.1 Mise en place des blocs d'envoi ....................................................................................................... 20 4.2 Utilisation quotidienne des blocs d'envoi ........................................................................................ 22 Entrez le titre du document Page 2/24 1 Introduction Ce document a pour objectif d'expliquer le fonctionnement des relances dans Decalog SIGB : il présente les étapes nécessaires à leur paramétrage puis décrit la procédure d'envoi des lettres et mails de relance. Pour envoyer des relances à partir de Decalog SIGB, il est nécessaire : 1. D'avoir paramétré les plans de relance 2. D'avoir personnalisé les modèles de relance 3. D'avoir ajouté les blocs d'envoi Une fois toutes ces étapes réalisées, la gestion quotidienne des relances sera très simple : il suffira d'un clic sur un bouton "Envoyer" pour que les relances soient automatiquement générées. Notes : • Après une migration, les compteurs des relances pour tous les prêts migrés sont remis à zéro. Ainsi, si des prêts avaient déjà fait l'objet d'une relance dans l'ancien logiciel, cela ne sera pas pris en compte et les prêts feront à nouveau l'objet d'une première relance dans Decalog SIGB. • Attention, cette documentation ne tient pas compte du cas où l’on aurait choisi de communiquer avec le regroupement (case « Communication au regroupement » cochée sur le type de regroupement concerné), qui impliquera la modification des modèles de relance au regroupement (même principe que le paramétrage des modèles individuels). Entrez le titre du document Page 3/24 2 Paramétrage des plans de relance Le paramétrage des plans de relance est effectué depuis le module Paramètres, onglet Relances. Les plans de relances ont pour but de définir le nombre de rappels qui vont être effectués, leur fréquence d'envoi, ainsi que les éventuelles pénalités associées. Dans Decalog SIGB, un abonné peut choisir le mode de communication par le biais duquel il préfère être contacté : lettre ou mail. Cette information, renseignée dans la fiche de l'abonné (module Circulation, onglet Abonnés) va déterminer s'il recevra un mail ou une lettre de relance. Au clic sur le bouton "Ajouter" de l'onglet Relances, il est donc demandé de choisir le type du plan de relance que l'on va paramétrer. Il faut créer au moins un plan de relance de chaque type : • le plan de relance type Lettre va s'adresser aux abonnés ayant un mode de communication "Lettre" renseigné sur leur fiche • et inversement, le plan de relance type Mail s'adressera aux abonnés ayant un mode de communication "Email" renseigné sur leur fiche. A noter que le plan de relance Lettre génère uniquement des relances par lettre, et le plan de relance Mail peut générer au choix des relances par e-mail ou par lettre (par exemple, les 3 premières relances par mail et la quatrième par lettre ; pour plus de détails, se référer à la partie Choisir d'envoyer un mail OU une lettre pour chaque niveau de relance). Les deux types de plans de relance se paramètrent de la même façon : il n'y a que quelques éléments (abordés dans la partie Plan de relance type Mail) qui peuvent changer entre le mode Lettre et le mode Mail. Note : au sein d'un réseau de bibliothèques, chaque établissement relance ses propres documents. Si un abonné est en retard de deux prêts effectués chacun dans un établissement d'un réseau, il pourra recevoir deux lettres (une lettre de chaque établissement concernant son exemplaire). 2.1 Plan de relance type Lettre Comme précisé précédemment, les plans de relance type Lettre concernent exclusivement les abonnés qui ont un mode de communication "Lettre" renseigné sur leur fiche abonné (fiche accessible depuis le module Circulation, onglet Abonné). Note : une lettre ne pourra être générée que si l'abonné a une adresse postale renseignée sur sa fiche. Entrez le titre du document Page 4/24 2.1.1 Saisie du nom et des conditions d'envoi du plan de relance Lorsqu'on créé un plan de relance type Lettre (depuis l'onglet Relance, clic sur Ajouter puis Lettre), il est d'abord demandé de saisir le nom du plan de relance. Ensuite, le bloc Conditions permet de définir les conditions d'envoi du plan de relance. Il est par exemple possible par ce biais de définir un plan de relance uniquement pour un type de document particulier ou bien pour les abonnés appartenant à une tranche d'âge particulière. Exemple : pour définir un plan de relance par lettre spécifique aux DVD, nommer le plan de relance "Plan de relance par lettre - DVD" et choisir la valeur "Vidéo et document projeté" dans le critère Type d'expression du bloc Conditions. Cela permettra par exemple de définir des relances plus fréquentes pour les DVD ou des pénalités plus sévères. Il sera ensuite nécessaire de créer un second plan de relance par lettre pour les autres types de documents. En pratique, il est rare que des conditions d'envoi des relances soient définies : il est fréquent que les bibliothèques relancent tous les documents en retard de leur fonds, indépendamment de leur type ou de l'abonné qui les a empruntés. Dans ce cas, ne rien renseigner dans le bloc par défaut : tous les documents en retard empruntés par des abonnés type Lettre seront donc concernés par ce plan de relance. 2.1.2 Paramétrage des délais d'envoi et des pénalités éventuelles Il s'agit de la phase la plus importante du paramétrage des plans de relances. Le bloc Paramètres du plan de relance permet de : • Définir le nombre de lettres de rappel qui vont être envoyées (niveaux de relances) • Renseigner à quelle fréquence ces lettres de rappel seront générées • Saisir éventuellement une pénalité financière accompagnant l'envoi des lettres • Appliquer éventuellement une interdiction de prêt temporaire ou permanente au moment de l'envoi des lettres Le clic sur le bouton Ajouter du bloc Paramètres permet d'ajouter autant de niveaux de relance que nécessaire (il est possible de supprimer un niveau si besoin, avec l'icône en forme de "moins" en bout de ligne). Entrez le titre du document Page 5/24 Exemple : nous allons définir 4 niveaux de relance : • Une première relance envoyée après 1 semaine de retard • Une deuxième relance envoyée après 2 semaines de retard • Une troisième relance envoyée après 3 semaines de retard et accompagnée d'une pénalité d'un euro. • Une quatrième relance envoyée après 6 semaines de retard, accompagnée d'une pénalité de 2,5 euros et d'une suspension de prêt jusqu'au retour des documents en retard. Voici comment cela doit être paramétré : • La première relance est envoyée 7 jours après la date de retour prévue et ne déclenche aucune sanction. • La deuxième relance est envoyée 7 jours après l'envoi de la première relance et ne déclenche aucune sanction. • La troisième relance est envoyée 7 jours après l'envoi de la deuxième relance et applique une pénalité d'un euro. • La quatrième relance est envoyée 21 jours après l'envoi de la troisième relance et applique une pénalité de 2,5 euros ainsi qu'une interdiction de prêt jusqu'au retour de tous les documents. Note : la pénalité de 2,5 euros s'ajoute à la pénalité d'un euro (pas de remplacement, les pénalités se cumulent entre les niveaux). Il aurait été tentant de paramétrer le modèle comme cela : Mais ce paramétrage n'aura pas l'effet escompté. Ainsi paramétré, voici ce qu'on obtiendrait : • La première relance est envoyée 7 jours après la date de retour prévue et ne déclenche aucune sanction. • La deuxième relance est envoyée 14 jours après l'envoi de la première relance (soit 3 semaines après la date de retour prévue) et ne déclenche aucune sanction. • La troisième relance est envoyée 21 jours après l'envoi de la deuxième relance (soit 6 semaines après la date de retour prévue) et applique une pénalité d'un euro. Entrez le titre du document Page 6/24 • La quatrième relance est envoyée 42 jours après l'envoi de la troisième relance (soit 12 semaines après la date de retour prévue) et applique une pénalité de 2,5 euros ainsi qu'une interdiction de prêt jusqu'au retour de tous les documents. Il sera donc nécessaire de mettre en place le premier paramétrage pour être conforme à ce que l'on souhaite faire. Concernant les interdictions de prêt liées aux relances, on peut choisir : • De ne pas mettre d'interdiction de prêt à l'abonné (c'est le cas dans l'exemple des niveaux 1, 2 et 3) : on choisira dans ce cas la valeur "Pas d'interdiction". • De mettre une interdiction de prêt sur la fiche de l'abonné jusqu'au retour de tous les documents en retard (c'est le cas dans l'exemple du niveau 4) : on choisira ici la valeur "Jusqu'au retour de tous les documents". • De mettre une interdiction de prêt permanente sur la fiche de l'abonné : on choisirait alors la valeur "Permanente". Ces interdictions sont reportées automatiquement sur la fiche de l'abonné lors de l'envoi du niveau de relance concerné. Elles peuvent évidemment être modifiées ou supprimées par le bibliothécaire si nécessaire, directement depuis la fiche de l'abonné dans le module Circulation ou en Prêts-Retours lors du passage de l'abonné. 2.1.3 Définition des messages pour chaque niveau de relance La dernière partie du paramétrage du plan de relance consiste à définir, pour chaque niveau, les messages d'introduction des documents relancés. Le clic sur le bouton Ajouter du bloc Messages permet d'ajouter autant de blocs de paramétrage que nécessaire. Pour poursuivre l'exemple, nous avons 4 niveaux de relances, et il est souhaitable d'avoir des messages différents pour chacun des niveaux. Entrez le titre du document Page 7/24 Les blocs de paramétrage se composent de trois champs : • Niveau >= : ce champ contient le niveau de relance auquel vont s'appliquer les messages paramétrés. Note : s'il n'y a que le bloc pour le niveau 1 qui est présent, c'est ce message qui sera utilisé pour tous les niveaux. Si vous souhaitez avoir le même message pour les niveaux 1,2 et 3 et un message différent pour le niveau 4, vous pouvez donc paramétrer uniquement deux blocs. • Alerte : ce champ contient la phrase qui va introduire dans la lettre la liste des documents qui font l'objet de la relance. Ce champ est donc destiné à contenir une phrase du type "Sauf erreur de notre part, vous n'avez pas rendu les documents suivants". Pour le niveau 2, on aura plutôt une phrase du type "Malgré notre première relance, vous n'avez toujours pas rendu les documents suivants", et ainsi de suite. • Autres rappels : ce bloc n'est pas un pied de page. La phrase contenue dans ce champ n'est affichée dans la lettre que dans le cas très particulier où l'abonné fait l'objet de deux niveaux de relance différents. Exemple : Si l'abonné est en retard pour deux documents : - L'un fait l'objet d'une première relance. - L'autre d'une seconde relance. Si on envoie tous les niveaux de relance en même temps (se référer à la partie 4 : Mise en place et utilisation des blocs d'envoi), on n'enverra qu'une lettre à cet abonné : on utilisera le message paramétré dans "Alerte" pour le rappel de niveau 2, puis on affichera le document qui fait l'objet d'un second rappel. Au-dessous de ce tableau, on aura alors un second tableau, avec les rappels de niveau inférieurs. Ici, on aura donc le message paramétré dans "Autres rappels" pour le rappel de niveau 2, puis on affichera le document qui fait l'objet d'une première relance. Entrez le titre du document Page 8/24 En poursuivant notre exemple, les messages peuvent donc être paramétrés de cette façon : Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Valider en bas de la page pour valider et sauvegarder le plan de relance. 2.2 Plan de relance type Mail Comme précisé précédemment, les plans de relance type Mail concernent exclusivement les abonnés qui ont un mode de communication "Email" renseigné sur leur fiche abonné. La création d'un plan de relance type Mail est effectuée depuis l'onglet Relances du module Paramètres, en cliquant sur Ajouter puis Mail. 2.2.1 Saisie du nom et des conditions d'envoi du plan de relance On peut pour cette étape se référer à la partie précédente : la saisie du nom et des conditions d'envoi d'un plan de relance type Mail se fait de la même manière que pour le plan de relance type Lettre. 2.2.2 Paramétrage des délais d'envoi et des pénalités éventuelles Entrez le titre du document Page 9/24 Le principe est le même que pour les plans de relance type Lettre mais deux possibilités supplémentaires sont données pour les plans de relance type Mail : • La possibilité de créer une relance anticipée (avis d'échéance prochaine des prêts). • La possibilité de choisir d'envoyer un mail OU une lettre pour chaque niveau de relance. 2.2.2.1 Créer une relance anticipée Concernant le premier point, le paramétrage d'une relance anticipée permet d'envoyer un mail à l'abonné avant la date de retour prévue pour le prévenir que son document est bientôt en retard (cela s'apparente donc plus à un message informatif qu'à une relance, mais est tout de même comptabilisé comme une relance). Cela se paramètre dans le champ "Délai" du premier niveau de relance : Ainsi paramétré, ce plan de relance par mail stipule que : • La première relance est envoyée 3 jours avant la date de retour prévue • La seconde relance est envoyée 10 jours après l'envoi de la première relance (soit 7 jours après la date de retour prévue) Il n'est pas possible de mettre des chiffres négatifs dans un niveau autre que le premier (le paramétrage serait alors incohérent). Le message paramétré dans le bloc "Alerte" pour le niveau 1 devra donc être adapté et faire apparaître un message comme "Attention, le prêt du (des) document(s) suivants arrivera à échéance prochainement". On peut aussi choisir d'envoyer plusieurs relances avant la date de retour prévue : Ainsi paramétré, ce plan de relance par mail définit que : • La première relance est envoyée 7 jours avant la date de retour prévue • La seconde relance est envoyée 6 jours après l'envoi de la première relance (soit 1 jour avant la date de retour prévue) • La troisième relance est envoyée 8 jours après l'envoi de la première relance (soit 7 jours après la date de retour prévue) 2.2.2.2 Choisir d'envoyer un mail OU une lettre pour chaque niveau de relance Entrez le titre du document Page 10/24 Ensuite, au sein d'un plan de relance type Mail, il est possible pour tous les niveaux de choisir si on veut envoyer une lettre ou un mail de relance (penser à vérifier que les deux adresses, mail et postale, soient bien renseignées dans ce cas). Il est fréquent d'envoyer par exemple les deux premiers niveaux de relance par mail, puis d'envoyer les niveaux suivants par lettre, afin de rendre ces relances plus formelles. Le fait d'avoir au moins un envoi par lettre dans un plan de relance type Mail engendre la présence de deux blocs d'envoi différents (dans le module Circulation, onglet Envoi de relances) : pour un même plan de relance, on aura deux blocs d'envoi, dont l'un enverra des mails et l'autre génèrera des lettres. Ce point sera approfondi dans la dernière partie de cette documentation (Mise en place et utilisation des blocs d'envoi). 2.2.3 Définition des messages pour chaque niveau de relance On peut pour cette étape se référer à la partie précédente : les messages pour chaque niveau de relance se paramètrent exactement de la même façon qu'au sein des plans de relance type Lettre. Les phrases paramétrées au sein du bloc Messages, que ce soit pour les relances type Mail ou Lettre, viendront donc s'intégrer à la lettre ou au mail de relance, qui peut être personnalisé : la personnalisation de ces modèles fait l'objet de la partie suivante. Entrez le titre du document Page 11/24 3 Personnalisation des modèles de documents pour les relances L'envoi de lettres ou de mails de relance nécessite le paramétrage de modèles de documents : ce sont ces modèles, dans lesquels on paramètre une grande partie du contenu de la relance, qui seront utilisés pour les envois de relances. Note : concernant les réseaux de bibliothèques, chaque site du réseau pourra paramétrer son propre modèle. Ainsi, si le modèle de lettre ou mail est commun à tous les sites, il faudra se délocaliser de site en site pour charger ce nouveau modèle pour toutes les bibliothèques du réseau. Pour consulter et modifier ces modèles de documents, il faut passer par le module Paramètres, onglet Modèles de documents. Ici, les deux modèles qui nous intéressent sont accessibles depuis les blocs "Relance par mail" et "Relance par courrier". 3.1 Modèle "Relance par courrier" 3.1.1 Récupération du modèle par défaut A l'arrivée sur l'onglet Modèles de documents, il est possible de consulter le modèle par défaut proposé par Décalog : c'est à partir de ce modèle qu'il sera possible de réaliser votre propre modèle de lettre de relance. Pour avoir un aperçu de ce modèle par défaut, il faut cliquer sur le bouton "Tester" (dans la ligne "Télécharger le modèle par défaut" du bloc "Relance par courrier") : cela génère un fichier au format PDF, qui vous donne un aperçu (avec des données de test) de la lettre de relance qui pourra être générée pour un abonné. Entrez le titre du document Page 12/24 Évidemment, ce modèle ne peut être utilisé en l'état, et doit être personnalisé, avec notamment l'en-tête propre de la bibliothèque. La première étape consiste donc à télécharger sur votre poste ce modèle par défaut : dans le bloc "Relance par courrier", cliquez sur le bouton "Télécharger", au niveau de la ligne "Télécharger le modèle par défaut". Le modèle ainsi téléchargé sur votre poste (nommé "modele_relance_lettre.odt") est accessible soit en bas à gauche de l'écran (navigateur Google Chrome), soit dans la flèche en haut à droite de l'écran (navigateur Mozilla Firefox), dans le dossier des téléchargements par défaut de votre navigateur (si vous n'avez pas précisé une autre destination). Vous pouvez ainsi ouvrir ce modèle sur votre poste pour le modifier. Tous les modèles de documents de type lettre (dont le modèle de relance par courrier fait partie) ne se modifient exclusivement qu'avec OpenOffice ou LibreOffice. En aucun cas il ne faut utiliser Microsoft Word, qui va rendre le modèle inutilisable. Entrez le titre du document Page 13/24 3.1.2 Modification du modèle avec OpenOffice ou LibreOffice Une fois ouvert dans OpenOffice ou LibreOffice, il est possible de modifier le modèle. Celui-ci contient un ensemble de champs introduits par "$" appelés "balises", qu'il est préférable de ne pas modifier : à chaque fois qu'une balise est présente, cela implique que le logiciel, lors du véritable envoi, ira chercher la donnée correspondante directement dans la base de données (publipostage). Par exemple, la balise "${(cur.legal.address.street.zipCode)!}" sera remplacée par le code postal de l'abonné dans les lettres générées lors du véritable envoi. Il est important de laisser la deuxième page vide dans le modèle : elle contient le saut de page qui séparera chaque lettre de relance (saut de page entre chaque abonné). La première chose à modifier est l'en-tête du document, en remplaçant le logo et l'adresse de la médiathèque : Entrez le titre du document Page 14/24 Ensuite, le corps de la lettre est composé de différents éléments : Tous ces éléments sont modifiables, même s'il est préconisé de ne pas toucher aux balises, sous peine de perdre des informations importantes dans la lettre. Ne surtout pas toucher le petit rectangle vert situé dans les tableaux : ce rectangle assure la répétabilité des documents (dans le cas où l'abonné est relancé pour plusieurs documents), le fait de le supprimer va rendre le modèle inutilisable. Les éléments qu'il est vivement conseillé de modifier dans la lettre sont les suivants (pour ne pas garder la présentation par défaut Décalog) : • En-tête • Pied de page Et les éléments suivants peuvent l'être également facilement : • Objet de la lettre • Formule d'ouverture • Formule de fermeture • Mise en forme du document (marges, police, etc.) Pour les autres éléments, il est conseillé de demander l'assistance du service support Decalog SIGB. Note : toutes les modifications apportées directement sur le modèle seront communes à tous les niveaux de relance. Entrez le titre du document Page 15/24 3.1.3 Envoi du fichier modifié sur le serveur Une fois toutes les modifications faites sur le document "modele_lettre_relance.odt", enregistrez le fichier. Il faut ensuite envoyer ce nouveau modèle sur le serveur Decalog SIGB, pour que le logiciel l'utilise lors des prochains envois : cela se fait par l'intermédiaire de la ligne "Envoyer un nouveau modèle". On doit alors cliquer sur "Choisissez un fichier", sélectionner le fichier "modele_lettre_relance.odt" qui vient d'être modifié (par défaut enregistré dans le dossier "Téléchargements" de votre ordinateur), puis cliquer sur "Envoyer". Une fois le fichier envoyé sur le serveur, il est vivement conseillé de cliquer sur Tester au niveau de la ligne "Télécharger le modèle existant" (car le modèle qui vient d'être envoyé devient le nouveau "modèle existant"). Cela permet d'avoir un aperçu visuel de ce que donneront les lettres de relance une fois éditées. Les données qui figurent dans le fichier PDF (obtenu en cliquant sur "Tester") sont des données de test : Entrez le titre du document Page 16/24 • L'abonné et son adresse • Les documents et leur date de retour prévue • La phrase d'introduction du tableau Tous ces éléments (introduits dans le modèle par des balises) sont des données fictives, qui vous permettent d'avoir un aperçu de la lettre qui sera générée. Ces données seront évidemment remplacées par les données réelles lors du véritable envoi : • "DURAND Jean" sera remplacé par le nom de l'abonné relancé. • La phrase "Sauf erreur de notre part…" sera remplacée par la phrase paramétrée dans le bloc "Alerte" du niveau de relance correspondant. • Etc. Note : si lors du clic sur "Tester" une page blanche est affichée, cela témoigne d'un problème au sein du modèle, qui va empêcher tout envoi de relances. Il est dans ce cas conseillé de repartir du modèle par défaut (que l'on peut récupérer depuis le bloc Relance par courrier, ligne Télécharger le modèle existant, bouton Télécharger) et de recréer le modèle. 3.2 Modèle "Relance par mail" La modification du modèle de relance par mail suit les mêmes étapes que la modification du modèle de relance par courrier, mais reste néanmoins un peu plus complexe pour des personnes n'ayant jamais eu l'occasion de manipuler le langage HTML. Le service support e-Paprika se tient à votre disposition pour vous assister dans la personnalisation des modèles de documents par mail. 3.2.1 Récupération du modèle par défaut A l'arrivée sur l'onglet Modèles de documents, il est possible de consulter le modèle par défaut proposé par Décalog pour les relances par mail : c'est à partir de ce modèle qu'il sera possible de réaliser votre propre modèle de lettre de relance. Pour avoir un aperçu de ce modèle par défaut, il faut cliquer sur le bouton "Tester" (dans la ligne "Télécharger le modèle par défaut" du bloc "Relance par mail"). Ce modèle peut être personnalisé, notamment pour ajouter par exemple les coordonnées de la bibliothèque, ou bien modifier la signature du mail. La première étape consiste donc, comme pour les modèles par lettre, à télécharger sur votre poste ce modèle par défaut : dans le bloc "Relance par mail", cliquez sur le bouton "Télécharger", au niveau de la ligne "Télécharger le modèle par défaut". Le modèle ainsi téléchargé (nommé "modele_relance_mail.html") est accessible soit en bas à gauche de l'écran (navigateur Google Chrome), soit dans la flèche en haut à droite de l'écran (navigateur Mozilla Firefox), Entrez le titre du document Page 17/24 dans le dossier des téléchargements par défaut de votre navigateur (si vous n'avez pas précisé une autre destination). Vous pouvez ainsi ouvrir ce modèle pour le modifier (sur le fichier téléchargé, faire clic-droit puis Ouvrir). Tous les modèles de documents de type mail (dont le modèle de relance par mail fait partie) ne se modifient qu'avec un éditeur de texte, type Notepad++ (téléchargeable gratuitement) ou à défaut le bloc- notes de votre poste. En aucun cas il ne faut utiliser Microsoft Word, OpenOffice ou LibreOffice pour modifier un fichier HTML. 3.2.2 Modification du modèle avec le bloc-notes ou Notepad++ L'ouverture et la modification du modèle s'effectuent au choix sur le bloc-notes : Ou un éditeur de code type Notepad++ : Pour des raisons de lisibilité, nous utiliserons Notepad++ dans cette documentation. Entrez le titre du document Page 18/24 De la même façon que le modèle de lettre de relance, ce modèle est composé de différentes zones : Pour modifier/ajouter du texte dans ce modèle, il n'est pas nécessaire d'être un expert du langage HTML ! Seulement quelques balises sont à connaître : •
: ajoute un saut de ligne •

: ouvre un paragraphe •

: ferme un paragraphe • : à mettre au début de la phrase qu'on souhaite mettre en gras • : à mettre à la fin de la phrase qu'on souhaite mettre en gras • : à mettre au début de la phrase qu'on souhaite mettre en italique • : à mettre à la fin de la phrase qu'on souhaite mettre en italique On peut ainsi paramétrer assez facilement le modèle pour faire apparaître les coordonnées de la bibliothèque à la fin du mail : Pour aller plus loin : balises HTML pour créer des liens cliquables dans le mail Entrez le titre du document Page 19/24 3.2.3 Envoi du fichier modifié sur le serveur Une fois toutes les modifications faites sur le fichier " modele_relance_mail.html", enregistrez le modèle. Il faut ensuite suivre exactement la même procédure que celle décrite dans la partie précédente pour les relances type Lettre. Une fois le fichier envoyé sur le serveur, il est vivement conseillé de cliquer sur Tester au niveau de la ligne "Télécharger le modèle existant" (car le modèle qui vient d'être envoyé devient le nouveau "modèle existant"). Cela permet d'avoir un aperçu visuel de ce que donneront les mails qui seront reçus par l'abonné. Entrez le titre du document Page 20/24 4 Mise en place et utilisation des blocs d'envoi Toutes les étapes précédemment décrites sont des étapes de paramétrage et n'ont pas vocation à être effectuées quotidiennement : une fois le plan de relance et les modèles paramétrés, il n'y aura plus qu'à cliquer sur un bouton pour pouvoir générer les lettres et mails de relance. Les blocs qui vont servir à envoyer quotidiennement les relances ne sont donc pas accessibles depuis le module Paramètres, mais depuis le module Circulation, onglet Envoi de relances. 4.1 Mise en place des blocs d'envoi Pour rappel, voici le paramétrage effectué dans Paramètres, onglet Relances : • Plan de relance par lettre : • Plan de relance par mail : Ces plans de relances paramétrés, il ne reste alors plus qu'a créer les blocs d'envoi qui serviront à générer les relances. A l'arrivée dans l'onglet Envoi de relances du module Circulation, la page est vide, en attente de l'ajout des blocs d'envoi. Le clic sur "Ajouter tous les envois" va alors ajouter automatiquement tous les blocs d'envoi, qui sont, dans le cadre de notre paramétrage, au nombre de 3 : Entrez le titre du document Page 21/24 • Le bloc d'envoi 1 concerne le plan de relance type Lettre et permet de générer les lettres de relance simultanément pour les niveaux 1, 2, 3 et 4 du plan de relance type Lettre. • Les blocs d'envoi 2 et 3 concernent le plan de relance type Mail : o Le bloc d'envoi 2 permet d'envoyer les mails de relance des niveaux 1, 2 et 3. o Le bloc d'envoi 3 permet de générer les lettres de relance des niveaux 4 et 5. Il peut être judicieux de renommer les blocs d'envoi afin qu'ils décrivent mieux ce à quoi ils vont servir : D'autres configurations de ces blocs d'envoi sont possibles : par exemple, on peut choisir d'envoyer tous les niveaux séparément. Dans ce cas, on peut cliquer sur le bouton "Ajouter" (en haut à gauche de l'écran) et ajouter autant de fois que nécessaire le même bloc d'envoi, afin de cocher pour chacun d'entre eux un niveau différent. Par exemple, pour les plans de relance par lettre : Entrez le titre du document Page 22/24 L'avantage de la première configuration (un bloc avec tous les niveaux cochés) réside dans le fait que si un abonné a à la fois un document qui fait l'objet d'un rappel de niveau 3 ET un document d'un rappel de niveau 4, il ne recevra qu'une lettre où figureront les deux documents (le contenu du pavé "Autres rappels", évoqué dans la partie sur le paramétrage des plans de relance, sera alors utilisé). L'inconvénient dans ce même cas de figure est que cet abonné ne paiera qu'une seule amende : celle du niveau 4, étant donné que le niveau 3 est compris dans cette lettre. Une fois la configuration des blocs choisie, on peut cliquer sur le bouton "Sauver" de chacun des blocs, qui seront ainsi sauvegardés pour l'utilisateur connecté, prêts à être utilisés à chaque session. 4.2 Utilisation quotidienne des blocs d'envoi Lors de la sauvegarde des blocs d'envoi (clic sur le bouton "Sauver" de chaque bloc), leur bouton "Envoyer" devient actif. • Pour les plans de relance type Lettre, le clic sur ce bouton génère les lettres de relance, téléchargeables au format PDF ou ODT (format LibreOffice ou OpenOffice, équivalent du .doc). Elles devront ensuite être imprimées puis envoyées. Chaque envoi met automatiquement à jour le bloc d'envoi avec la date et l'heure du dernier envoi effectué ainsi que le nom de l'utilisateur ayant lancé l'opération. Entrez le titre du document Page 23/24 Le clic sur le bouton "Rééditer le dernier envoi" permet de récupérer le dernier fichier généré. Attention cependant : si vous avez fait des modifications entre temps sur votre modèle de lettre de relance, le fait de rééditer le dernier envoi ne tiendra pas compte de ces modifications : il récupérera simplement le dernier fichier qui avait été créé (utile dans le cas où il aurait été perdu avant d'être envoyé par exemple). • Pour les plans de relance type Mail, le clic sur ce bouton génère les mails de relance, qui sont alors immédiatement envoyés. Des améliorations sont prévues pour améliorer la visibilité des mails qui ont été envoyés. Il est conseillé de générer les relances quotidiennement (cliquer successivement sur les boutons "Envoyer" de tous les blocs d'envoi chaque jour), car le fait de ne pas le faire va créer un décalage au niveau des délais de relance. Entrez le titre du document Page 24/24 Exemple : on décide de générer les lettres de relance tous les lundis : si la date de retour prévue de l'un des documents d'un abonné tombe le mardi 2 septembre, il devra donc faire l'objet d'une relance le mardi suivant s'il n'a toujours pas rendu le document (dans le cas où la première relance est envoyée après une semaine de retard), soit le 9 septembre. Il devrait alors attendre le lundi 15 pour être relancé : dans ce cas, la première relance serait donc envoyée après 13 jours de retard au lieu de l'être après 7 jours. En cas de besoin, le service de maintenance Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme Cérhème (https://cerheme.wa.decalog.net) ou au 04 75 81 50 50. https://cerheme.wa.decalog.net/