Decalog - www.decalog.net - contact@decalog.net - 04 75 81 50 50 Ce document est uniquement destiné à l’étude des solutions Decalog. TABLE DES MATIERES 1 Introduction ................................................................................................................................... 1 1.1 Principes généraux ............................................................................................................................. 1 2 Editer un modèle par lettre ........................................................................................................... 2 2.1 Styles et formatage ............................................................................................................................ 2 2.1.1 Options de formatage ................................................................................................................ 2 2.2 Insérer une image .............................................................................................................................. 2 Votre interlocuteur Service opérationnel Decalog SIGB Rédacteur(s) ACE / SRL Edité le : 21/09/2017 Decalog SIGB – Fiche pratique Modifier un modèle de document (lettre) Entrez le titre du document Page 1/3 1 Introduction 1.1 Principes généraux Ce document a pour objectif d’aider à la modification des modèles de document par lettre. Tous les modèles de document se trouvent dans Paramètres/Modèles. Les documents par courrier peuvent être envoyés pour les rappels et les réservations, il y a 4 modèles en tout : - Relance par courrier : modèle commun à tous les niveaux de relance. - Relance au regroupement par courrier (si les regroupements d’abonnés sont activés) : modèle commun à tous les niveaux de relance. - Avis de réservation par courrier - Avis de réservation au regroupement par courrier (si les regroupements d’abonnés sont activés) Les lettres de relance font déjà l’objet d’une aide. Nous nous attarderons dans la présente aide à aider au maniement de Libre Office, en donnant des exemples de ce qui peut être fait au niveau des modèles de document, mais nous n’insisterons pas sur le cas des rappels en particulier. Pour la modification des modèles de document par mail, voir l’aide dédiée. De plus, nous signalons qu’il existe de nombreux tutoriels gratuits sur internet qui aident à la maitrise de cet outil. La modification d’un modèle se fait en plusieurs étapes : - Télécharger le modèle existant en cliquant sur télécharger, puis il faut ouvrir le modèle avec Libre Office. Le modèle par défaut est celui de Decalog, le modèle existant est le dernier modèle modifié et téléchargé. - Modifier le modèle avec Libre Office. Enregistrer les modifications. - Après modification, il faut télécharger le fichier depuis son ordinateur jusqu’au logiciel en cliquant sur choisissez un fichier puis envoyer. - Bien penser à tester le modèle modifié. Tester permet d’éditer un aperçu en pdf de ce que rendra le modèle, et de s’assurer que le modèle est fonctionnel. Important : Si lors du clic sur "Tester" une page blanche est affichée, cela témoigne d'un problème au sein du modèle, qui va empêcher tout envoi du document. A noter : dans les Paramètres/modèles de document, seuls les modèles par défaut sont conservés, ainsi que le dernier modèle existant. Il est conseillé de sauvegarder localement les modèles à chaque modification : en cas d’erreur rendant la lettre inopérante, on peut toujours se rapporter à l’ancienne lettre. A noter : concernant les réseaux de bibliothèques, chaque site du réseau pourra paramétrer ses propres modèles. Ainsi, si les modèles de lettres sont communs à tous les sites, il faudra se délocaliser de site en site pour charger les modèles pour toutes les bibliothèques du réseau. Exemple de rangement : date au format année_mois_jour_nom_du_document. Tous les modèles de documents de type lettre se modifient exclusivement avec OpenOffice ou Libre Office, téléchargeables gratuitement sur internet. En aucun cas il ne faut utiliser Microsoft Word, qui va rendre le modèle inutilisable. http://sigb.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Aide%20en%20ligne/WebHome/Decalog_SIGB_Aide_relances.pdf http://sigb.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Aide%20en%20ligne/Mod%C3%A8les%20de%20documents/WebHome/TEMPSDKSIGB_Decalog_SIGB_FP_mod%C3%A8les%20de%20document_mail.pdf https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable/ https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable/ https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable/ https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable/ Entrez le titre du document Page 2/3 2 Editer un modèle par lettre Les modèles contiennent un ensemble de champs introduits par "$" appelés "balises", qu'il est préférable de ne pas modifier : à chaque fois qu'une balise est présente, cela implique que le logiciel, lors du véritable envoi, ira chercher la donnée correspondante directement dans la base de données (publipostage). Exemple : la balise "${(cur.legal.address.street.zipCode)!}" sera remplacée par le code postal de l'abonné dans les lettres générées lors du véritable envoi. Il est important de laisser la deuxième page vide dans le modèle : elle contient le saut de page qui séparera chaque lettre en cas de communication au regroupement (saut de page entre chaque abonné). Tous ces éléments sont modifiables, mais il est préconisé de ne pas toucher aux balises sous peine de rendre le modèle inutilisable. Libre Office offre toutes les options des logiciels de traitement de texte : il est ainsi possible d’insérer des images où l’on veut, des tableaux, de mettre en page de façon avancée la disposition du texte, etc. Cette aide est réalisée avec Libre Office 5.3 : il est possible qu’une future mise à jour change la disposition des menus. De plus, les logiciels de traitement de texte sont en partie personnalisables : il est possible de trouver d’autres accès aux fonctionnalités décrites dans cette aide 2.1 Styles et formatage 2.1.1 Options de formatage Pour accéder rapidement aux options de traitement de texte, il faut ajouter à la barre d’outils les options de formatage en passant par Affichage / Barre d’outils / Formatage. Cela ajoute une ligne dans la barre supérieure contenant les principales options de formatage : 2.2 Insérer une image Nous modifierons l’image d’en-tête pour cet exemple. Pour ajouter une image sur un modèle, il faut au préalable avoir le fichier d’image disponible sur son ordinateur. Il est conseillé d’insérer une image compressée, au format .jpeg ou .png par exemple. Cela facilitera les modifications éventuelles et évitera d’alourdir le modèle. Astuce : si le logo Decalog ou votre image ne s’affiche pas, vérifiez que l’affichage des images est activé, en cliquant sur Affichage/Images et Diagrammes. Taille et type de police Formatage du texte : gras, italique, souligné Effacer le formatage direct Couleur de police ou de fond Puces et numérotation Justification du paragraphe : gauche, droite, centrée, justifiée Espacement vertical entre les paragraphes ou les lignes Augmenter ou diminuer le retrait Ne surtout pas toucher le petit rectangle vert situé dans les tableaux : ce rectangle assure la répétabilité des documents (dans le cas où l'abonné est relancé ou a réservé pour plusieurs documents), le fait de le supprimer va rendre le modèle inutilisable. Entrez le titre du document Page 3/3 Afin d’ajouter une image, il faut au préalable supprimer le logo decalog : il suffit de cliquer dessus et d’appuyer sur la touche du clavier « suppr » ou « retour arrière ». A la place du logo Decalog, nous allons maintenant insérer une image. Il est possible : - de cliquer-déposer une image en passant par l’explorateur de fichiers. - De passer par le menu du haut : Insertion / Images, puis de choisir l’image dans le dossier correspondant. Cette méthode est préférable car elle évite les pertes d’image. Il était aussi possible de faire un clic droit sur le logo Decalog et de sélectionner « remplacer ». Une fois l’image ajoutée, il est possible d’effectuer de nombreux traitements dessus : - Redimensionner : manuellement en cliquant sur un coin de l’image, ou par un clic droit/Propriétés/Type, en définissant la largeur et la hauteur. A noter : il est possible de garder les proportions de l’image en cliquant sur « Conserver le ratio ». A noter : l’en-tête par défaut fait 3 cm. En cliquant sur conserver le ratio et en définissant la hauteur de l’image à 3 cm, aucun élément ne sera décalé. - Rogner : Clic droit/Rogner pour le faire manuellement, Clic droit/Propriétés/Type pour définir le rognage en millimètres. - Retourner, Envoyer à l’avant, Aligner, etc. Il est possible d’effectuer des tests, de nombreuses options sont disponibles par un simple clic droit sur l’image ou par un clic droit/Propriétés. Pour plus d’informations, se reporter aux tutoriels gratuits de Libre Office. En cas de besoin, le service de maintenance Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme Cérhème (https://cerheme.wa.decalog.net) ou au 04 75 81 50 50. https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://cerheme.wa.decalog.net/