Decalog - www.decalog.net - contact@decalog.net - 04 75 81 50 50 Ce document est uniquement destiné à l’étude des solutions Decalog. Votre interlocuteur Service opérationnel Decalog SIGB Rédacteur(s) ACE Edité le : 09/11/2017 Decalog SIGB - Aide Utilisation et intégration des prêts déconnectés Decalog SIGB - Aide Page 1/15 TABLE DES MATIERES 1 Téléchargement et installation du module de prêt déconnecté .................................................... 2 2 Utilisation du module de prêt déconnecté ..................................................................................... 3 2.1 Ouvrir le module ................................................................................................................................ 3 2.2 Utiliser le module ............................................................................................................................... 4 2.2.1 Saisir un prêt en mode déconnecté ........................................................................................... 4 2.2.2 Saisir un retour en mode déconnecté ........................................................................................ 5 2.2.3 Ajouter un message aux lignes de prêt/retour .......................................................................... 6 2.3 Paramétrer le module ........................................................................................................................ 7 2.3.1 Nombre de prêts maximum par abonné .................................................................................... 7 2.3.2 Masques de saisie ...................................................................................................................... 8 2.4 Quitter le module ............................................................................................................................... 9 3 Intégration des prêts déconnectés dans Decalog SIGB ................................................................ 11 Decalog SIGB - Aide Page 2/15 1 Téléchargement et installation du module de prêt déconnecté Un module de prêts déconnectés est mis à disposition par Decalog, pour permettre de pouvoir enregistrer les transactions de prêt-retour en cas d'impossibilité d'accès temporaire à la plateforme Decalog SIGB (coupure Internet, serveur indisponible, migration de données en cours,…), Ce module est téléchargeable à partir du module Import & Export, onglet Prêts déconnectés, en cliquant sur le lien Télécharger l'outil de prêt déconnecté. Pour les réseaux de bibliothèques : le module de prêt déconnecté ne gère pas le fonctionnement en navettes. Par exemple, il est conseillé de ne pas traiter les documents rendus sur un site autre que leur site dépositaire, et de ne traiter le document que lorsqu'Decalog SIGB est à nouveau accessible (faire le retour manuellement, afin de prendre en compte une éventuelle délocalisation au retour ou navette de retour). Le fichier téléchargé (PretDeconnecte.exe) est accessible soit en bas à gauche de l'écran (navigateur Google Chrome), soit dans la flèche en haut à droite de l'écran (navigateur Mozilla Firefox), téléchargé dans le dossier des téléchargements par défaut de votre navigateur (si vous n'avez pas précisé une autre destination). Il est nécessaire de déplacer le module dans un emplacement du poste de travail facilement accessible (exemple : Bureau, Mes documents,...). Il faut prévoir que deux dossiers (« Data » et « Histo ») seront créés à l'emplacement du module. On peut alors ouvrir le programme (double-clic sur le fichier PretDeconnecte.exe). Note technique : le module de prêt déconnecté Decalog SIGB n'est pas écrit pour une utilisation au travers un partage réseau, il doit obligatoirement être déployé localement sur les postes. Néanmoins, rien n'empêche le déploiement automatique de l'exécutable à l'ouverture de la session de l'utilisateur : utilisation du script « NET LOGON », soit par téléchargement depuis un emplacement réseau, soit par téléchargement depuis internet. Decalog SIGB - Aide Page 3/15 2 Utilisation du module de prêt déconnecté 2.1 Ouvrir le module Pour commencer à utiliser le module, double cliquez sur le fichier PretDeconnecte.exe depuis l’emplacement dans lequel le fichier a été stocké. La première ouverture du module va automatiquement créer deux dossiers au même emplacement que celui où est situé PretDeconnecte.exe : les dossiers « Histo » et « Data ». Il ne faut en aucun cas supprimer ces dossiers, ce sont eux qui vont contenir les fichiers de prêt-retour destinés à être intégrés ultérieurement sur Decalog SIGB ou les fichiers de données archivés. Le module de prêts déconnectés est ainsi ouvert dans une fenêtre, qui comporte un certain nombre d’éléments : Il est tout à fait possible d’utiliser simultanément PretDeconnecte.exe sur plusieurs postes. Dans ce cas, une précaution essentielle sera à prendre : vérifier que tous les postes sont à la même date et à la même heure, car lors de l’intégration, toutes les opérations seront classées puis importées dans le logiciel de manière chronologique. Le fait de ne pas effectuer cette synchronisation peut entraîner des incohérences lors de l’intégration (par exemple, enregistrement d’un prêt alors que le retour de l’exemplaire n’aura pas encore été pris en compte). Decalog SIGB - Aide Page 4/15 2.2 Utiliser le module 2.2.1 Saisir un prêt en mode déconnecté • Saisissez le code-barres de l’abonné ou scannez sa carte lecteur dans le champ « N° de l’abonné » • Allez ensuite dans le champ « N° code-barres » (en utilisant la touche TAB ou votre souris) et scannez (ou saisissez manuellement) le code-barres de l’exemplaire. • Tapez sur la touche Entrée Vous verrez ainsi apparaître une ligne de prêt sur votre écran : Le module vous indique par ce biais qu’un prêt a été pris en compte, et que l’abonné scanné (ici l’abonné ayant le code-barres 001200001) a de ce fait un prêt en cours (cette information s’affiche sous la date). Il est nécessaire d'être très attentif lors de l'utilisation du module de prêt déconnecté : il est tout à fait possible de saisir des incohérences, comme par exemple prêter un abonné à un autre abonné, étant donné qu'il y a peu de contrôles possibles par le module lors de la saisie des transactions (il est tout de même possible de définir des masques de saisie qui pourront réduire les risques d'erreur). Par défaut, le focus reste dans le champ « N° code-barres », pour permettre d’enregistrer les autres prêts à cet abonné. Il suffira alors d’entrer ou de scanner le code-barres d’un autre document destiné à être prêté à l’abonné puis de taper sur la touche Entrée pour faire apparaitre une deuxième ligne de prêt pour cet abonné. Decalog SIGB - Aide Page 5/15 Pour changer d’abonné, tapez sur la touche TAB ou cliquez avec la souris sur le champ « N° de l’abonné », afin de vous repositionner dans ce champ, et procédez de la façon décrite précédemment (entrée du code abonné puis du code exemplaire et validation de la ligne). Remarque : le fait de saisir la lettre « P » dans l’un des deux champs bascule automatiquement le module en mode Prêt. De manière générale, la lettre inscrite sur les boutons du bas de l’écran est un raccourci clavier : « P » pour prêt, « R » pour retour,... 2.2.2 Saisir un retour en mode déconnecté Il est possible d’alterner, au sein de la même session de prêt déconnecté, les opérations de prêt et de retour. Ainsi, pour passer en mode retour, il vous suffit de cliquer sur le bouton « R » au-dessous de l’écran des prêts. L’écran de saisie des retours ne nécessite pas l’entrée d’un code-barres abonné. Il suffit seulement de saisir le code-barres du document retourné pour prendre en compte le retour. Decalog SIGB - Aide Page 6/15 Une fois le retour saisi, il est possible de repasser immédiatement en prêt, via le bouton « P », situé à côté du bouton « R », ou bien de saisir d’autres retours. 2.2.3 Ajouter un message aux lignes de prêt/retour Pour chaque ligne de prêt (ou de retour), il est possible d’ajouter des messages, qui vont être affichés par Decalog SIGB au moment de l’intégration du fichier de prêt déconnecté. Pour saisir un message sur une ligne de prêt, vous pouvez au choix double-cliquer sur une ligne de prêt, ou bien cliquer sur une ligne de prêt et cliquer sur le bouton « M » (situé à droite du bouton « R » qui permet de passer en mode retour). Decalog SIGB - Aide Page 7/15 Le message une fois saisi s’affiche dans l’écran (le survol avec la souris du message permet de l’afficher en entier) : 2.3 Paramétrer le module En prêt déconnecté, il faut être bien conscient qu’aucun contrôle ne peut être effectué par Decalog SIGB en l’absence de lien vers la base. Le meilleur contrôle que l’on puisse donc effectuer dans ce genre de situation est donc assuré par la vigilance de la personne qui effectue les opérations de prêt/retour. Cependant, afin de proposer une aide à cet utilisateur, il est possible de définir un certain nombre d’options : Les deux options que l’on peut cocher permettent d’exclure les ISBN et les codes abonnés sans chiffres, ce qui permet de réduire les confusions possibles et de ce fait, de diminuer le risque d’erreur. Il est également possible de paramétrer deux autres options au sein du module de prêt déconnecté : 2.3.1 Nombre de prêts maximum par abonné L'absence de connexion au serveur ne permet pas de connaître les règles de prêt définies, ni de consulter le nombre de prêt en cours pour chaque abonné. Un nombre maximal de prêts peut donc être défini pour la session de prêt déconnecté : Au moment du dépassement de cette limite lors de l’entrée des prêts, un message d’avertissement est affiché et permet de forcer le prêt ou non. Decalog SIGB - Aide Page 8/15 2.3.2 Masques de saisie Afin d’exercer un contrôle sur la structure des codes-barres (abonné et/ou documents), des masques de saisie peuvent être définis. Le traitement est identique pour les deux masques : • Si tous les codes commencent par un même préfixe (caractère ou suite de caractères), saisissez-le dans le champ « Commence par : » ; • Si tous les codes se terminent par un même suffixe, saisissez-le dans le champ « Se termine par : » ; • Dans le champ « longueur du corps », indiquez le nombre de caractères (lettres et chiffres) contenus entre le préfixe et le suffixe. Les données à entrer dans le masque doivent respecter le format suivant : • Pour indiquer une lettre minuscule, tapez a. • Pour indiquer une lettre majuscule, tapez A. • Pour indiquer un chiffre, tapez 9. Decalog SIGB - Aide Page 9/15 • Pour indiquer un caractère présent sur tous vos codes, saisissez-le entre crochets [ ]1 • Pour indiquer un caractère quelconque (lettre, chiffre ou n'importe quel signe présent sur le clavier), tapez #2. Exemples: Vos code-barres commencent par : Saisissez : C9 ou B4 ou W3 A9 8Bl ou 5C2 ou 3D1 9Aa 55CC ou 99 DE 99AA Toujours par la lettre W [W] 55C ou 5AB ou 5aB 9#A Remarque : limite de ce contrôle -> cohabitation de deux formats de codes-barres différents pour les exemplaires par exemple (exemplaires du fonds propre et exemplaires de la BDP). Dans ce cas, il ne sera pas possible de définir de masque de saisie. Le dernier champ vous permet de tester le paramétrage défini. Scannez le code-barres (abonné ou exemplaire, dans le champ correspondant) ou saisissez-le au clavier : • Si le message « La saisie ne correspond pas au masque » est affiché, vérifiez vos paramètres. • Si le message « La saisie correspond au masque » est affiché, vous pouvez cocher la case « Activer le masque ». Une fois le masque paramétré (ou les deux), vous pouvez cliquer sur « Valider » pour revenir au module de prêt déconnecté, qui affichera alors des avertissements en cas de saisie de codes-barres non conformes aux masques spécifiés. Remarque : si la structure de vos codes-barres vous permet de définir les deux masques, le fait de saisir un code-barres abonné en mode prêt dans la zone exemplaire affiche automatiquement l'abonné dans la zone abonné et attend la saisie d'un exemplaire. Ces paramétrages sont conservés par le module de prêt déconnecté pour les sessions ultérieures (le paramétrage est propre à chaque poste). 2.4 Quitter le module Il est conseillé de cliquer sur « Enregistrer » assez régulièrement, pour ne pas risquer de perdre l’ensemble des transactions en raison d’une erreur de manipulation ou par exemple, d’une coupure de courant. Chaque clic sur ce bouton permet de vider l’écran des prêts en sauvegardant l’ensemble des transactions de l’écran dans un fichier, stocké dans le dossier « Data » évoqué précédemment. Si la session de prêts déconnectés est terminée, il est possible de cliquer directement sur « Enregistrer et quitter » afin de sauvegarder la session en cours et de fermer le module de prêts déconnectés. 1 Pour saisir un crochet, appuyez sur la touche Alt Gr (à droite de la barre d'espace) et en même temps sur "(" (touche 5), ou sur ")" (touche °). 2 Pour saisir un #, appuyez sur la touche Alt Gr (à droite de la barre d'espace) et en même temps sur " (touche 3). Decalog SIGB - Aide Page 10/15 Avant cela, il est possible de consulter la liste des fichiers de données en attente d’intégration en cliquant sur le bouton « L », à droite du bouton « M » permettant d’insérer des messages sur une ligne de prêt. Une fois la session de prêts déconnectés terminée, les transactions sont donc sauvegardées dans le dossier « Data ». Decalog SIGB - Aide Page 11/15 3 Intégration des prêts déconnectés dans Decalog SIGB L'intégration des prêts déconnectés dans Decalog SIGB s'effectue depuis le module Import & Export, onglet Prêts déconnectés. Les fichiers de prêt déconnectés à intégrer se trouvent dans le dossier « Data », présent à l'emplacement du module PretDeconnecte.exe (il y a autant de fichiers de prêt déconnecté que de fois où l'on a cliqué sur « Enregistrer » depuis le module de prêt déconnecté). L'intégration doit être faite IMMÉDIATEMENT après que l'accès à Decalog SIGB ait été rétabli, afin de ne pas créer de décalage entre les transactions réelles et celles enregistrées dans la base. Note : un contrôle est fait par Decalog SIGB au niveau du nom des fichiers de prêt déconnecté au moment du transfert : un fichier déjà intégré ne peut pas l'être une seconde fois. Le nom des fichiers suit une construction assez simple : Plusieurs postes peuvent avoir utilisé le module de prêt déconnecté (qui aura donc été au préalable installé en local sur chacun des postes l'ayant utilisé) : dans ce cas, chaque poste possède ses propres dossiers « Data » et « Histo ». Tous les postes ayant fait du prêt déconnecté doivent charger leurs fichiers de prêt déconnectés via le bouton « Transférer » AVANT le clic sur le bouton « Analyser ». Ce n'est qu'une fois qu'on peut voir la liste de tous les fichiers de tous les postes dans le bloc « Liste des fichiers à importer » qu'on peut poursuivre l'intégration. Exemple : les postes 1, 2 et 3 de la bibliothèque sont passés en prêt déconnectés pendant une heure. Le poste 1 devra d'abord aller charger ses fichiers de prêt déconnecté sur le logiciel (Import & Export > Prêts déconnectés > Sélect. fichiers dans le dossier « Data » > Transférer). Les fichiers de prêt déconnectés du poste 1 apparaissent alors dans « Liste des fichiers à importer ». Puis il faut répéter l'opération depuis le poste 2 : les fichiers transférés depuis le poste 1 sont visibles depuis le poste 2, qui ajoute ses propres fichiers. Reste enfin à faire la même opération depuis poste 3 (qui lui peut voir les fichiers transférés depuis poste 1 et 2 dans « Liste des fichiers à importer »). La liste de tous les fichiers à importer est visible depuis les trois postes (il suffit simplement d'actualiser la page pour les postes 1 et 2), et l'intégration peut être réalisée depuis l'un de ces trois postes, au choix. Decalog SIGB - Aide Page 12/15 Une fois tous les fichiers transférés, cliquer sur « Analyser » : le logiciel parcourt les fichiers à intégrer et affiche ensuite un compte rendu d'analyse. Le compte rendu d'analyse repère les éventuelles anomalies et permet de les afficher (par clic sur la petite loupe). http://wiki.decalog.net/wiki/Fichier:Pret_deco1.png Decalog SIGB - Aide Page 13/15 Le clic sur le bouton « Importer » permet de continuer l'intégration. Si un abonné n'avait pas les droits de prêt nécessaires pour emprunter un document, le prêt sera forcé lors de l'intégration des prêts déconnectés. Le clic sur le bouton « Lancer » effectue l'intégration des prêts déconnectés. Remarque : si le fichier contient un prêt à un abonné dont le code-barres est inconnu dans la base, alors on demande à l'utilisateur de renseigner le nom d'un abonné fonctionnel, à qui sera prêté le document en attendant de savoir à qui il a réellement été prêté. http://wiki.decalog.net/wiki/Fichier:Pret_deco3.png Decalog SIGB - Aide Page 14/15 Au clic sur le bouton « Lancer », une barre de progression est affichée, pour permettre de suivre l'évolution du traitement. A la fin de ce traitement, un compte-rendu d'intégration est affiché, pour consulter le nombre de transactions qui ont été intégrées sur Decalog SIGB. Il suffit ensuite de consulter la fiche d'un abonné ayant effectué un prêt en mode déconnecté pour constater la bonne intégration de ce prêt. Lors de l'intégration sur Decalog SIGB, les éventuelles réservations qui auraient pu être satisfaites lors du retour d'un document sont ignorées : il faudra de ce fait aller dans l'écran d'attribution des documents disponibles pour pouvoir les attribuer. Une fois l'intégration des fichiers sur Decalog SIGB effectuée, il est conseillé d’archiver les fichiers intégrés pour ne pas avoir à les mélanger aux futurs fichiers qui devront à leur tour être intégrés. Pour cela, il est possible de passer par le module de prêt déconnecté et de cliquer sur « A » pour afficher la liste des fichiers qui peuvent être archivables : Decalog SIGB - Aide Page 15/15 Il suffira ainsi de sélectionner dans la liste les fichiers qui ont été intégrés et de cliquer sur le bouton « Archiver ». Celui-ci aura pour effet de déplacer les fichiers du dossier « Data » au dossier « Histo » (il est également possible de faire cette opération par un simple couper/coller entre les deux dossiers). Ce dossier « Histo » conservera ainsi les fichiers contenant les transactions effectuées en prêt déconnecté (fichiers qu’il vous sera possible de supprimer lorsque vous l’estimerez nécessaire). Si besoin, le service de maintenance Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme Cérhème (https://cerheme.wa.decalog.net) ou au 04 75 81 50 50. https://cerheme.wa.decalog.net/