Decalog - www.decalog.net - contact@decalog.net - 04 75 81 50 50 TABLE DES MATIERES 1 Introduction ................................................................................................................................... 1 2 Modifier un modèle de lettre ........................................................................................................ 1 2.1 Télécharger le modèle ....................................................................................................................... 2 2.2 Modifier un modèle avec Libre office ................................................................................................ 2 2.3 Envoyer le fichier sur le SIGB et tester ............................................................................................... 4 Ce document est uniquement destiné à l’étude des solutions Decalog. Rédacteur(s) SRL Edité le : 19/02/2019 Decalog SIGB – Fiche pratique Utiliser LibreOffice pour modifier les modèles de document LETTRE Entrez le titre du document Page 1/4 1 Introduction Ce document a pour objectif d’aider à la modification des modèles de document par lettre, en indiquant quelques manipulations de bases à réaliser dans LibreOffice. Tous les modèles de document se trouvent dans Paramètres / Modèles de documents. Les documents par courrier sont utilisés dans le cadre des rappels et des réservations, il y a 4 modèles en tout : • Relance par courrier – Modèle commun à tous les niveaux de relance. • Avis de réservation par courrier Et si la gestion des regroupements d’abonnés est activée (optionnel) : • Relance au regroupement par courrier – Modèle commun à tous les niveaux de relance. • Avis de réservation au regroupement par courrier Remarque : concernant les réseaux de bibliothèques, chaque site du réseau pourra paramétrer ses propres modèles. Ainsi, si les modèles de lettres sont communs à tous les sites, il faudra se délocaliser de site en site pour charger les modèles pour toutes les bibliothèques du réseau. Les lettres de relance font déjà l’objet d’une aide. Nous nous attarderons dans la présente documentation à aider au maniement de LibreOffice, en donnant des exemples de ce qui peut être fait au niveau des modèles de document, mais nous n’insisterons pas sur le cas des rappels en particulier. Pour la modification des modèles de document par mail, se référer à l’aide dédiée. De plus, nous signalons qu’il existe de nombreux tutoriels gratuits sur internet qui aident à la maitrise de cet outil. 2 Modifier un modèle de lettre Dans Paramètres / Modèles de documents, le modèle par défaut est celui de Decalog, le modèle existant est le dernier modèle modifié et téléchargé. La modification d’un modèle se fait en plusieurs étapes : Tous les modèles de documents de type lettre se modifient exclusivement avec OpenOffice ou LibreOffice, téléchargeables gratuitement sur internet. En aucun cas il ne faut utiliser Microsoft Word, qui va rendre le modèle inutilisable. https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable/ Entrez le titre du document Page 2/4 2.1 Télécharger le modèle Télécharger le modèle existant en cliquant sur Télécharger. Dans l’explorateur de votre ordinateur, faites une copie de ce modèle, puis ouvrez une copie avec LibreOffice. A noter : • Dans les Paramètres/Modèles de documents, seuls les modèles par défaut sont conservés, ainsi que le dernier modèle existant. Il est conseillé de sauvegarder localement les modèles à chaque modification : en cas d’erreur rendant la lettre inopérante, on peut toujours se rapporter à l’ancienne lettre. 2.2 Modifier un modèle avec LibreOffice Les modèles contiennent un ensemble de champs introduits par "$" ou "#" appelés "balises", qu'il est préférable de ne pas modifier : à chaque fois qu'une balise est présente, cela implique que le logiciel, lors du véritable envoi, ira chercher la donnée correspondante directement dans la base de données (publipostage). Exemple : la balise "${(cur.legal.address.street.zipCode)!}" sera remplacée par le code postal de l'abonné dans les lettres générées lors du véritable envoi. Il est important que les balises [/#if] et [/#list] qui se situent à la fin des modèles restent isolées dans une page à part : ces balises sont précédées du saut de page qui séparera chaque lettre (saut de page entre chaque abonné). Tous ces éléments sont modifiables, mais il est préconisé de ne pas toucher aux balises sous peine de rendre le modèle inutilisable. LibreOffice offre toutes les options des logiciels de traitement de texte : il est ainsi possible d’insérer des images où l’on veut, des tableaux, de mettre en page de façon avancée la disposition du texte, etc. Note : cette aide est réalisée avec LibreOffice 5.3 : il est possible qu’une future mise à jour change la disposition des menus. De plus, les logiciels de traitement de texte sont en partie personnalisables : il est possible de trouver d’autres accès aux fonctionnalités décrites dans cette aide. Ne surtout pas toucher le petit rectangle vert situé dans les tableaux : ce rectangle assure la répétabilité des documents (dans le cas où l'abonné est relancé ou a réservé pour plusieurs documents), le fait de le supprimer va rendre le modèle inutilisable. Exemple de rangement : date au format année_mois_jour_+ nom_du_document. Entrez le titre du document Page 3/4 2.2.1 Styles et formatage Pour accéder rapidement aux options de traitement de texte, il faut ajouter à la barre d’outils les options de formatage en passant par Affichage / Barre d’outils / Formatage. Cela ajoute une ligne dans la barre supérieure contenant les principales options de formatage : 2.2.2 Insérer une image Nous modifierons l’image d’en-tête pour cet exemple. Pour ajouter une image sur un modèle, il faut au préalable avoir le fichier d’image disponible sur son ordinateur. Il est conseillé d’insérer une image compressée, au format .jpeg ou .png par exemple. Cela facilitera les modifications éventuelles et évitera d’alourdir le modèle. Astuce : si le logo Decalog ou votre image ne s’affiche pas, vérifiez que l’affichage des images est activé, en cliquant sur Affichage/Images et Diagrammes. Afin d’ajouter une image, il faut au préalable supprimer le logo Decalog, s’il est présent sur le modèle : il suffit de cliquer dessus et d’appuyer sur la touche du clavier « suppr » ou « retour arrière ». A la place du logo Decalog, nous allons maintenant insérer une image. Il est possible : - De cliquer-déposer une image en passant par l’explorateur de fichiers. - De passer par le menu du haut : Insertion / Images, puis de choisir l’image dans le dossier correspondant. Cette méthode est préférable car elle évite les pertes d’image. Il était aussi possible de faire un clic droit sur le logo Decalog et de sélectionner « Remplacer ». Une fois l’image ajoutée, il est possible d’effectuer de nombreux traitements dessus : • Redimensionner : manuellement en cliquant sur un coin de l’image, ou par un clic droit/Propriétés/Type, en définissant la largeur et la hauteur. Il est possible de garder Taille et type de police Formatage du texte : gras, italique, souligné Effacer le formatage direct Couleur de police ou de fond Puces et numérotation Justification du paragraphe : gauche, droite, centrée, justifiée Espacement vertical entre les paragraphes ou les lignes Augmenter ou diminuer le retrait Entrez le titre du document Page 4/4 les proportions de l’image en cliquant sur « Conserver le ratio ». L’en-tête par défaut fait 3 cm. En cliquant sur conserver le ratio et en définissant la hauteur de l’image à 3 cm, aucun élément ne sera décalé. • Rogner : clic droit/Rogner pour le faire manuellement, Clic droit/Propriétés/Type pour définir le rognage en millimètres. • Retourner, Envoyer à l’avant, Aligner, etc. Il est possible d’effectuer des tests, de nombreuses options sont disponibles par un simple clic droit sur l’image ou par un clic droit/Propriétés. Pour plus d’informations, se reporter aux tutoriels gratuits de LibreOffice. 2.3 Envoyer le fichier sur le SIGB et tester Une fois le modèle modifié, enregistrez-le depuis LibreOffice (raccourci clavier : ctrl+s). Vous pouvez maintenant télécharger le fichier depuis votre ordinateur jusqu’au logiciel en retournant dans l’onglet modèles de document. Au niveau du bloc correspondant au modèle que vous avez modifié, cliquer sur Choisissez un fichier puis Envoyer. Bien penser à Tester le modèle modifié. Tester permet d’éditer un aperçu du modèle et de s’assurer qu’il est bien fonctionnel. Important : si lors du clic sur "Tester" une page blanche est affichée, cela témoigne d'un problème au sein du modèle, qui va empêcher toute utilisation du modèle. Vous pouvez contacter le service support Decalog pour être assisté dans cette situation. En cas de besoin, le service de maintenance Decalog SIGB se tient à votre disposition via la plateforme Cérhème (https://support.decalog.net) ou au 04 75 81 50 50. https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/Publications/fr#Guides_utilisateur_officiels https://support.decalog.net/