Compte abonné sur le portail (lié à Decalog SIGB)

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Lorsqu'une personne se connecte avec les identifiants du regroupement, il arrive sur le compte du regroupement, à partir duquel il peut visualiser les membres, ainsi que leurs réservations et prêts en cours.
Toute prolongation ou réservation doit se faire en nom propre de l'un des membres, car le regroupement n'a pas d'existence propre (pas de carte à son nom). Néanmoins, afin de ne pas être obligé d'utiliser les identifiants individuels de chaque membre, nous avons prévu une facilité d'accès aux comptes de chaque membre à partir du compte regroupement.

Lorsque vous êtes sur la première page du compte regroupement, vous pouvez accéder à la liste des membres : à côté de chaque nom figure une icône (en forme de petit bonhomme avec une flèche verte). Ainsi, si vous voulez prolonger les prêts de "Membre 1", il vous suffit de cliquer sur cette icône à côté de "Membre 1" : cela vous amène sur le compte personnel de "Membre 1" à partir duquel vous pouvez prolonger ses prêts et effectuer des réservations en son nom. Une fois les opérations de "Membre 1" terminées, vous avez un petit lien "Revenir au compte du regroupement", qui vous permet de revenir au compte regroupement avec la liste de tous les membres. 

Chaque abonné (qu'il soit majeur ou pas) reçoit lors de la création de sa carte ses identifiants individuels, qui lui permettront de consulter uniquement son propre compte. De nouveaux identifiants individuels peuvent être générés à la demande depuis la fiche de l'abonné (les identifiants générés depuis la fiche de l'abonné seront forcément ses identifiants individuels, qui ne lui donneront accès qu'à son propre compte).

En plus de ce compte individuel, il est possible de générer un compte pour le regroupement, qui est un compte permettant de consulter l'activité de tous les membres (prêts en cours, réservations disponibles,...) et d'accéder à leurs comptes individuels (pour réserver et prolonger en leur nom, sans avoir à utiliser les identifiants de ces comptes individuels).

Cette option est activable séparément pour chaque type de regroupement depuis Paramètres > Listes > Types de regroupements > (cocher "Avec identifiants portail"). Une fois cette option activée, le compte est automatiquement effectif à la création du regroupement (réception d'un mail d'activation du compte regroupement) ou bien peut être activé à la demande (bouton "Générer nouveaux identifiants" depuis la fiche regroupement").
Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans le lien suivant : https://sigb01.decalog.net/help/Accueil/recapmaj_4_6_X.htm#recapmaj_v46_14 (ce récapitulatif ayant été rédigé il y a plusieurs mois, il est possible que certains écrans aient évolué depuis, mais la philosophie reste la même).

De ce fait, vous avez deux possibilités : 

• soit communiquer à l'adulte référent les identifiants des comptes individuels de ses enfants
• soit communiquer à l'adulte référent les identifiants du compte regroupement, qui permet d'avoir une vision globale de tous les membres du regroupement

Pour comprendre cela, il faut d'abord refaire un petit topo sur la différentiation des deux types de comptes. 

1) Le compte portail individuel : 

• Par défaut, chaque abonné possède effectivement un compte individuel sur le portail, qui lui permet uniquement de consulter son propre compte (et de faire ses propres opérations : réservations, prolongations, etc.). 
• Ce compte est automatiquement créé soit à la création d'une nouvelle fiche abonné avec une adresse mail valide (le mail contenant le lien d'activation du compte part automatiquement au clic sur "Créer"), soit par clic sur le bouton "Générer nouveaux identifiants", accessible sur la fiche abonné (le clic sur ce bouton ne génère pas l'envoi d'un mail). 
• Pour les abonnés qui sont déjà créés dans la base, on propose l'envoi groupé des mails d'activation des comptes individuels. Si la même adresse mail était renseignée sur 4 fiches abonnés distinctes, alors 4 mails seront envoyés à cette adresse, un pour chaque compte abonné à récupérer. 

2) Le compte portail regroupement : 

• Il s'agit d'une option activable au niveau du type de regroupement, accessible depuis Paramètres > Listes > Types de regroupement, option "Avec identifiants portail". 
• Cette option est cumulable aux comptes portails individuels : chaque membre d'une famille aura nécessairement son compte individuel (cf ci-dessus) et on peut avoir EN PLUS un compte regroupement, qui permet de consulter l'ensemble des comptes des membres de la famille. Une famille peut bien évidemment choisir au final d'abandonner les comptes individuels au profit du compte regroupement, mais les comptes individuels existeront toujours. 
• Dès l'instant où cette option est cochée sur le type de regroupement, alors chaque fiche regroupement qui sera créée avec une adresse mail valide recevra (en plus des identifiants individuels de chaque membre) un mail d'activation du compte regroupement.
• Ce compte regroupement ne peut pas faire l'objet d'un envoi groupé comme celui qui a été réalisé vendredi sur votre base : dans l'absolu, ce type de compte ne devrait pas être autorisé au vu des recommandations de la CNIL, qui préconise que les données contenues dans le compte regroupement sont des données personnelles propres à chaque membre et ne devraient donc pas être consultables par d'autres membres. L'activation de ce type d'option nécessite donc l'acceptation explicite (et écrite de préférence) des membres majeurs du compte regroupement pour ouvrir ce compte, c'est pourquoi il n'y a pas d'automatisme prévu pour leur activation. 

Pour activer les comptes regroupements, il vous faut donc demander l'autorisation aux membres majeurs des familles concernées afin de vous décharger de toute responsabilité en cas de problème. 

De ce fait, voici ce qu'il est conseillé de faire : 

• Pour les familles qui vont être créées à l'avenir : créer deux types de regroupements différents, un "Famille avec identifiants portail" et un "Famille sans identifiants portail". Définissez le second par défaut : si la famille vous autorise à leur donner un compte regroupement, modifiez simplement le type de regroupement au moment de la création. 
• Pour les familles déjà créées : faites une communication à la bibliothèque (soit via mailing, soit via affiches à l'accueil) pour indiquer la possibilité d'un compte regroupement sur le portail ("Compte famille"), et invitez les personnes intéressées à se rapprocher de vous pour les créer. Pour chaque famille qui vous fera la demande, cliquez sur le bouton "Générer nouveaux identifiants" au niveau de la fiche regroupement (et non de la fiche abonné !) et communiquez les identifiants du compte regroupement à la personne qui vous en a fait la demande. Il est possible de faire signer une autorisation pour l'activation de ce compte afin d'être conformes aux yeux de la CNIL. 

Le fait que l'adresse e-mail soit utilisée sur plusieurs fiches abonnés n'empêche en aucun cas la connexion au portail : dans ce cas, l'identifiant généré sera l'adresse mail suivi par _1, _2, _3,... (exemple : l'identifiant du premier membre sera adresse.mail@exemple.com_1, l'identifiant du second membre sera adresse.mail@exemple.com_2, etc.). Il est impératif pour l'abonné de ne pas oublier d'entrer le _X à la suite de l'adresse mail lors de la connexion sur le portail : l'adresse mail seule ne suffisant plus dans ce cas à identifier l'abonné qui cherche à se connecter, c'est la présence de ce _X qui permettra d'identifier qui est l'abonné qui se connecte. 

Pour la réinitialisation des identifiants depuis le portail, l'abonné dont l'adresse mail est partagée sur plusieurs fiches sera également autonome : il recevra dans ce cas de figure précis un mail spécifique, lui demandant de quel compte il souhaite réinitialiser les identifiants. Vous pouvez consulter le récapitulatif des mises à jour de la version 10.2 spéciale déconfinement de juin 2020 pour plus d'informations à ce sujet. 

Dans 99% des cas, il s'agit d'erreurs de manipulation de la part de l'abonné. 

Erreurs (très) fréquentes : 

• Erreur de copier/coller : on copie le mot de passe avec l'espace qui suit et on le colle dans le champ pour se connecter -> le logiciel ne reconnait pas le mot de passe à cause de l'espace. 
• Lorsque l'adresse mail est partagée sur plusieurs fiches abonnés, le login n'est pas l'adresse mail seule (car il est impossible que plusieurs abonnés aient le même identifiant), mais l'adresse mail suivie de _1, _2, etc. On aura par exemple :
  • Abonné 1 avec adresse mail exemple@test.com -> le login généré sera exemple@test.com_1
  • Abonné 2 avec adresse mail exemple@test.com -> le login généré sera exemple@test.com_2
  • etc. --> Il est très important de bien reprendre exactement ce qui a été affiché à l'écran lors de l'activation du compte. 
• Saisie du mot de passe avec la touche MAJ activée
• etc. 

Dans tous les cas, pour les abonnés qui se plaignent de ne pas arriver à se connecter, cliquez depuis leur fiche abonné sur "Générer nouveaux identifiants" : les identifiants sont alors affichés à l'écran, ce qui peut permettre (si vous avez le temps à ce moment là) de tester que les identifiants fonctionnent bien.

L’historique des prêts consultable par l’abonné (ou le regroupement s'il possède un compte) depuis le portail est de 4 mois à partir de la date de retour, conformément aux normes de la CNIL.
Autrement dit, on affiche dans l’historique les prêts dont la date de retour se situe dans les 4 derniers mois.