Wiki source code of Gestion des abonnés
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1.1 | 1 | //**[[Retour à la FAQ>>doc:FAQ - Foire aux questions.WebHome]]**// |
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| 3 | (% class="box" id="HGestiondesabonnE9s" %) | ||
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| 5 | **Comment envoyer un mailing à mes abonnés ? ** | ||
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| 8 | L'utilisation de l'outil de mailing de Decalog SIGB suppose que les abonnés (ou les familles (regroupements)) vous aient autorisé à leur envoyer un mailing : cela est matérialisé par la case à cocher "Autoriser l'envoi d'e-mails informatifs". Si vous envoyez un mailing aux abonnés sur la fiche desquels cette case n'est pas cochée, le mailing ne leur sera pas envoyé. | ||
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| 10 | Note : il est possible, si vous le souhaitez, de cocher cette case sur les fiches abonnés par le biais d'un traitement par lot. Pour cela, recherchez tous les abonnés ayant une adresse mail (Abonnés > Recherche avancée > Email = Avec), puis à partir des résultats de cette recherche, cliquez sur Traitements par lot > Modifier les données abonnés. Dans la fenêtre affichée, cliquez sur Ajouter un type de données à traiter > Envoi d'e-mails d'information autorisé > Cocher, et lancez le traitement (attention, tout traitement par lot est irréversible !). | ||
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| 12 | Note (2) : selon votre paramétrage, on utilise les coordonnées du regroupement dès l'instant où l'abonné fait partie d'une famille. La case "Autoriser l'envoi d'e-mails informatifs" existe de ce fait aussi sur les fiches regroupements et peut aussi être cochée par lot (Circulation > onglet Regroupement > Recherche avancée > Email = Avec > (depuis les résultats de la recherche) Traitements par lot > Modifier les données regroupement > Ajouter un type de données à traiter > Envoi d'e-mails d'information autorisé > Cocher). | ||
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| 14 | Une fois cette étape passée, faites votre sélection d'abonnés à contacter : Abonnés > Recherche avancée > Email = Avec + Envoi d'e-mails d'information autorisé = Oui. Depuis les résultats de cette sélection, cliquez sur Traitements par lot > Envoyer un e-mail. Dans la fenêtre affichée, définissez l'objet de votre e-mail ("Changement des horaires d'ouverture" par exemple), son contenu, et ajoutez une pièce jointe si nécessaire. Vous pouvez vous envoyer un e-mail de test avant l'envoi à tous les abonnés : utilisez pour cela l'encart "Envoyer un e-mail de test" en indiquant votre adresse mail. Vérifiez le résultat obtenu dans votre messagerie, puis si le résultat est satisfaisant, envoyez le mail à vos abonnés. | ||
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| 17 | (% class="box" %) | ||
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| 19 | **Mes abonnés semblent ne pas recevoir les mailings, comment faire ? ** | ||
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| 22 | (% class="MsoCommentText" %) | ||
| 23 | Pour rappel, 2 types de mails sont issus de Decalog SIGB : | ||
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| 25 | * les mails de notification (activation du compte abonné, relances, réservations) : les abonnés les reçoivent dès lors qu’ils ont choisi le mode de communication mail | ||
| 26 | * les mails d’information (par exemple, si vous souhaitez envoyer le programme des animations de la bibliothèque) : les abonnés les reçoivent seulement s’ils ont donné leur accord exprès pour ce type de communication | ||
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| 28 | (% class="MsoCommentText" %) | ||
| 29 | La première vérification à faire si vos abonnés ne semblent pas recevoir les mails est de regarder si c’est bien le mode de communication mail qui est sélectionné : | ||
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| 31 | * soit dans la fiche abonné | ||
| 32 | * soit dans la fiche regroupement si l’abonné appartient à un regroupement, et que vous avez choisi la "Communication au regroupement" sur vos types de regroupements (dans Paramètres > Listes > Types de regroupement). Dans ce cas, les communications ne se font plus à destination des abonnés, mais à destination de leur regroupement ; les informations de contact contenues dans la fiche individuelle sont donc ignorées au profit de la fiche regroupement. | ||
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| 34 | (% class="MsoCommentText" %) | ||
| 35 | Lorsque l’envoi d’un mail échoue, le mode de communication de l'abonné ou du regroupement passe automatiquement en mode « Lettre » et se verrouille ; un piège automatique est également ajouté. Pour réactiver l'adresse mail, il faut la modifier ou cliquer sur le bouton prévu à cet effet. Vous pouvez consulter les abonnés pour lesquels le dernier mail a été non délivré dans l'onglet Abonnés > Recherche avancée. Un mail peut ne pas être délivré pour différentes raisons : adresse mail non valide, serveur client momentanément inaccessible, politique du client mail trop sévère, etc. Il n'est pas possible de réactiver toutes les adresses invalides via un traitement par lot, car une vérification manuelle s’impose. En cas de trop nombreux échecs de distribution, l’expéditeur Decalog SIGB pourrait en effet être bloqué par les serveurs mail. | ||
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| 37 | (% class="MsoCommentText" %) | ||
| 38 | S’il s’agit d’un envoi de mail informatif, il faut également vérifier que la case à cocher « Autoriser l’envoi d’e-mails informatifs » est bien cochée dans la fiche abonné, ou dans la fiche regroupement si l’on est dans le cas ci-dessus. Pour cela, Faites une recherche (dans Circulation > Abonnés / Regroupements > Recherche avancée) et utilisez pour cela les critères "Email" et "Envoi d'e-mails d'information autorisé". | ||
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| 40 | (% class="MsoCommentText" %) | ||
| 41 | A noter : la case à cocher "Autoriser l'envoi d'e-mails informatifs" peut être cochée par lot sur les abonnés et/ou regroupements. **Attention **: cocher cette case nécessite d’avoir obtenu au préalable l’accord exprès des abonnés. La démarche qui consisterait à cocher cette case par défaut pour tous les abonnés, puis la décocher pour ceux qui en font la demande, est en principe interdite par la CNIL. Si vous souhaitez tout de même faire le traitement par lot, voici comment procéder : | ||
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| 43 | * Effectuez une recherche sur les critères précédemment évoqués (Email = Avec / Envoi d'e-mails d'information autorisé = Non), pour trouver les abonnés ou regroupements qui ne peuvent recevoir un mailing. | ||
| 44 | * A partir de la liste des résultats de cette recherche, cliquez sur Traitements par lot > Modifier les données abonné (ou regroupement). | ||
| 45 | * Dans la fenêtre affichée, cliquez sur Ajouter un type de donnée à traiter > Envoi d'e-mails d'information autorisé, et choisissez "Cocher" | ||
| 46 | * Lancez le traitement. | ||
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| 48 | Attention, tout traitement par lot est irréversible, même pour le service support Decalog SIGB ! | ||
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| 53 | **Il semble que le bilan d'envoi du mailing comporte une incohérence : le dernier envoi d'un mailing concernait 813 abonnés et le rapport indiquait 648 abonnés contactés, 265 mails envoyés et 205 abonnés non contactés. Pouvez-vous m'expliquer ces chiffres ? ** | ||
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| 56 | Voici quelques éléments d'explication concernant la lecture du bilan d'envoi d'un mailing : | ||
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| 59 | Par rapport à la sélection initiale, seront exclus les abonnés ne correspondant pas au type d'abonné choisi dans le traitement d'envoi du mailing (exemple : si votre sélection initiale rassemblait 50 abonnés Personne et 20 abonnés Groupe, et que dans la fenêtre d'envoi du mailing seul le type Personne est sélectionné, on passe ainsi de 70 abonnés sélectionnés à 50 abonnés contactés) | ||
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| 61 | * Il y a logiquement moins de mails envoyés que d'abonnés contactés car la même adresse mail est souvent reprise sur plusieurs fiches abonnés : dans ce cas, le logiciel effectue un dédoublonnage sur l'adresse mail, afin d'éviter d'envoyer plusieurs fois le même mail à une seule adresse e-mail. | ||
| 62 | * Les abonnés non contactés ne l'ont pas été pour les raisons suivantes : | ||
| 63 | ** La case "Autoriser l'envoi d'e-mail informatifs" n'est pas cochée sur la fiche abonné ou la fiche regroupement | ||
| 64 | ** Une adresse e-mail ayant été marquée comme invalide lors d'un précédent envoi est renseignée sur la fiche abonné ou la fiche regroupement | ||
| 65 | ** Il n'y a pas d'adresse e-mail renseignée sur la fiche abonné ou la fiche regroupement | ||
| 66 | ** //Dans tous ces cas, les critères de recherche avancée abonnés vous permettent de repérer ces abonnés si besoin (respectivement par le biais des critères : "Envoi d'e-mails d'information autorisé", "Dernier email non délivré", "Email"). // | ||
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| 70 | **Je viens de mettre en ligne mon portail, comment communiquer à mes usagers leurs nouveaux identifiants de connexion ? ** | ||
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| 73 | Les identifiants des abonnés peuvent être générés par le biais d'un envoi groupé des mails d'activation, réalisable par Decalog, selon votre demande. Cet envoi groupé nécessite au préalable la personnalisation du mail d'activation (habituellement envoyé à la création d'un nouveau compte abonné). | ||
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| 75 | Le modèle actuel pour le mail d'activation est consultable dans Paramètres > onglet Modèles de documents > bloc Mail d'activation du compte abonné > ligne Télécharger le modèle existant > bouton Tester. | ||
| 76 | Pour le modifier, téléchargez-le et ouvrez-le avec un éditeur de texte (Notepad++ ou à défaut le bloc-notes de votre poste, et non un traitement de texte type Word !). Il est notamment conseillé d'ajouter une phrase d'introduction (du type "Le portail de la bibliothèque est désormais en ligne !") et les coordonnées de la bibliothèque. | ||
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| 78 | Une fois la modification terminée, renvoyez votre modèle sur le serveur (ligne Envoyer un nouveau modèle) et testez-le (ligne Télécharger le modèle existant > bouton Tester). Si le résultat est conforme à ce que vous souhaitez envoyer, prévenez-nous par le biais de ce ticket : nous lancerons l'envoi groupé le soir même si possible. | ||
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| 80 | Attention, il est possible que l'envoi groupé génère un nombre de retours non négligeable de la part des lecteurs : entre les erreurs de manipulation et les difficultés de compréhension, il se peut que l'équipe de la médiathèque soit sollicitée plus fréquemment après l'envoi. Pour vous aider à mieux appréhender les étapes par lesquelles passent vos abonnés, vous trouverez ci-joint une documentation sur la procédure de connexion au compte abonné. | ||
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| 82 | Après l'envoi groupé, il vous est possible de rétablir un modèle plus classique pour le mail d'activation, envoyé à chaque création de compte abonné. | ||
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| 84 | [MULTI-SITES] : Le mail d'activation est propre à chaque bibliothèque du réseau : il doit donc être personnalisé pour chacune d'entre elles, et l'envoi groupé peut être généré séparément pour chaque bibliothèque (exemple : lundi = envoi groupé pour les abonnés du Site A, mardi = envoi groupé pour les abonnés du Site B, etc. ou bien envoi groupé le lundi pour tous les sites du réseau). | ||
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| 89 | **Deux de nos abonnés ne reçoivent pas leurs avis de réservation par mail alors que leur adresse mail est correcte. Avez-vous déjà eu ce type de problème ? ** | ||
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| 92 | Cela peut-être normal selon le paramétrage de la base : vérifiez si dans Paramètres > Types de regroupement, la case "Communication au regroupement" a été cochée sur le regroupement type Famille. | ||
| 93 | Dans ce cas, les communications de tous les abonnés faisant partie d'un regroupement de ce type sont adressées non plus aux coordonnées spécifiées sur la fiche abonné, mais sur celles renseignées sur la fiche regroupement. | ||
| 94 | Il vous faudra donc renseigner les coordonnées de tous vos regroupements de ce type si vous souhaitez pouvoir utiliser la communication au regroupement. | ||
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| 99 | **Comment consulter l'historique des prêts de mes abonnés ? ** | ||
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| 102 | En raison des recommandations de la CNIL en terme de libertés informatiques et de confidentialité des données, il ne nous est pas permis de vous donner accès à l'historique des prêts des abonnés. | ||
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| 104 | 3 éléments permettent néanmoins d'avoir des informations sur les prêts terminés : | ||
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| 106 | * l'historique des 5 derniers emprunteurs d'un exemplaire (accessible depuis la vue détaillée d'un document, pavé Exemplaires, au survol de l'icône en forme de dossier avec une loupe) | ||
| 107 | * l'historique des prêts de l'abonné sur les 4 derniers mois (accessible seulement par l'abonné depuis son compte sur le portail public) | ||
| 108 | * le signalement en prêt-retour des documents déjà empruntés par l'abonné | ||
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| 110 | Pour cette dernière possibilité, il vous suffit de cocher la case "Signaler au prêt les documents déjà empruntés" sur la fiche des abonnés concernés (il est possible de cocher cette case par défaut à la création d'une fiche abonnée et/ou de la cocher sur tous les abonnés existants si besoin : nous le demander dans ce cas). | ||
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| 112 | A noter : il s'agit des documents déjà empruntés par l'abonné dans Decalog SIGB seulement. Si l'abonné avait déjà emprunté les documents dans votre ancien logiciel, Decalog SIGB n'est pas en mesure de le savoir, l'historique des prêts des abonnés n'étant jamais récupéré lors d'une migration (et ce quel que soit l'éditeur de logiciel). | ||
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| 116 | **Le bilan de l'envoi du mailing m'indique que des abonnés n'ont pas reçu l'e-mail, comment cela se fait-il ? ** | ||
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| 119 | Il y a une différence entre les abonnés non contactés lors d'un mailing, et les abonnés dont le dernier mail n'a pas été délivré. | ||
| 120 | \\Les abonnés non contactés lors d'un mailing n'ont même pas fait l'objet de l'envoi : le mail ne leur a même pas été envoyé, pour des raisons mentionnées dans le "i" informatif qui suit le chiffre dans le bilan (cas les plus fréquents : l'abonné ne possède pas d'adresse mail ou a un mode de communication Lettre, voir impression écran ci-jointe pour avoir la liste complète). | ||
| 121 | \\Pour les abonnés dont le dernier mail n'a pas été délivré, cela fait l'objet d'un critère de recherche et ce n'est pas indiqué directement dans le bilan d'envoi car à ce stade, il est impossible de déjà savoir si le mail a bien été reçu ou non (le fait d'envoyer le mail, de le transmettre, de le réceptionner, et d'avoir une trace de non-délivrabilité si c'est le cas, est susceptible de prendre du temps). | ||
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| 123 | (% class="box" %) | ||
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| 125 | **L'envoi des relances par lettre ne fonctionne pas et m'affiche un message d'erreur : que faire ? ** | ||
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| 128 | Lorsque vous rencontrez un problème au moment d'éditer des lettres (que ce soit pour les relances ou les avis de réservation), le premier réflexe à avoir est d'aller vérifier les modèles de documents : c'est de là que viennent les problèmes dans 99% des cas :) | ||
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| 130 | Un moyen simple de le constater : testez les modèles (dans Paramètres > Modèles de documents > pour chaque modèle : ligne Télécharger le modèle existant > bouton Tester). Si un écran blanc est affiché, c'est que le modèle est invalide. Dans ce cas, il vous faut repartir du dernier modèle fonctionnel que vous avez pris soin de sauvegarder, ou des modèles par défaut. Pour les modifier, téléchargez-les et ouvrez-les avec Notepad++ pour les modèles mail / Open Office ou Libre Office pour les modèles lettre. Une fois les modifications terminées, renvoyez vos modèles sur le serveur et testez-les. Vous trouverez sur l'aide en ligne toutes les informations nécessaires concernant la [[personnalisation des modèles et les relances>>http://sigb.doc.decalog.net/xwiki/bin/view/Aide%20en%20ligne/Mod%C3%A8les%20de%20documents/]]. | ||
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| 132 | Fréquemment, il arrive qu'un modèle soit utilisé en lieu et place d'un autre modèle (exemple : le modèle de relance individuelle par lettre qui aurait été envoyé en lieu et place du modèle de relance au regroupement), or chaque modèle dispose de ses propres balises et ce genre de manipulation est donc à proscrire. Il arrive aussi que les modèles deviennent invalides suite à l’utilisation de Microsoft Word ; en effet, il faut uniquement utiliser Open Office ou Libre Office pour ouvrir et modifier les modèles. | ||
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| 134 | N'hésitez pas à solliciter notre service de maintenance via Cérhème si besoin, ou à consulter la documentation disponible sur le paramétrage et l'utilisation des relances. |