1. Catalogage : traitements par lot sur les indexations matières

Une nouvelle donnée a été ajoutée dans les traitements par lot sur les notices bibliographiques : l’indexation matière. Ce traitement rend possible l’ajout, le remplacement ou la suppression d’une indexation matière sur un lot de notices.

Ce traitement peut par exemple être utilisé pour :

• Transférer une liste de thèmes de centres d’intérêt en indexation matière : basculer le centre d’intérêt « Architecture » en sujet par exemple.
• Affranchir une subdivision d’un terme : remplacer « Drogues ** Droit ** Belgique » par « Drogues ** Droit » « Belgique »

2. Périodiques : réservation possible du dernier numéro non prêtable

Dans le module Paramètres, onglet Listes, entrée « Statuts pour le prêt et la réservation », il existait un contrôle sur les champs empêchant de cocher la case « Réservable » si la case « Prêtable » n’était pas cochée. Pour les documents porteurs de ce statut, cela se traduisait par l’impossibilité de pouvoir le réserver, étant donné qu’il ne pourrait de toute façon pas être prêté par la suite.

Cela posait un problème pour le cas particulier du statut relatif au dernier numéro à consulter sur place, sollicité dans la ou les règle(s) de dernier numéro pour les périodiques. En effet, ce dernier numéro n’était pas prêtable mais cela n’est que temporaire : il était envisageable de permettre la réservation dans ce cas précis étant donné que le numéro est destiné à être emprunté par la suite.

Ce contrôle a donc été levé : il est possible de définir dans l’interface qu’un statut puisse être réservable sans être prêtable.

De ce fait, lorsqu’une notice a un exemplaire avec un statut non prêtable et réservable (l’exemplaire est donc temporairement exclu du prêt), elle peut donc être réservée avec la mention « Bientôt prêtable ».

Si le statut est non réservable et non prêtable (l’exemplaire est exclu du prêt de manière permanente), la notice apparaît, comme maintenant, « Non prêtable ».

L’exemplaire non prêtable et réservable n’est pas proposé dans l’écran d’attribution des réservations. Il ne le sera que lorsque le statut sera automatiquement enlevé de l’exemplaire à l’issue de sa période de dernier numéro, permettant ainsi de l’attribuer aux réservations.

3. Traitements par lot : gestion d'une file d'attente

Des améliorations ont été apportées au suivi des traitements par lot dans Decalog SIGB.

Premièrement, une partie des restrictions sur le lancement des traitements par lot a été supprimée : il est désormais possible de lancer simultanément un certain nombre de traitements par lot, dès l’instant où ces derniers ne concernent pas les mêmes données (afin d’éviter le risque de collision). 

Deuxièmement, dans le cas où les deux traitements sont susceptibles de concerner les mêmes données, il est proposé de mettre le traitement par lot en file d’attente, au lieu de simplement l’empêcher. Cela se traduit par une évolution de la fenêtre proposée dans ce cas de figure :

Troisièmement, un écran permettant la visualisation de la file d’attente des traitements a été ajouté dans le logiciel.

Cet écran est accessible depuis tous les modules de Decalog SIGB, par le biais d’une icône accessible dans la barre supérieure du logiciel : 

Cet écran liste ainsi tous les traitements par lot en cours d’exécution, à l’exception de ceux qui sont lancés à la volée (comme les exportations par exemple).

Les traitements par lot sont rangés par groupe (colonne colorée « Type de données » dans la capture écran ci-dessus). Au sein d’un groupe, les traitements par lot ne peuvent pas s’exécuter simultanément comme par exemple, dans le groupe de la circulation (en bleu ci-dessus), la modification d’un lot d’abonnés et la suppression d’un lot d’abonnés. A noter que la file d'attente des traitements par lot sera suspendue la nuit (de 18h à 8h) afin de préserver les traitements effectués la nuit (mise à jour des statistiques, application des tâches nocturnes, etc.). Les traitements encore en cours à 18h se termineront, et les suivants dans la file reprendront à 8h le matin. 

Cette gestion par groupe avait été mise en place pour deux raisons : assurer la cohérence des données modifiées (éviter que deux traitements par lot ne viennent modifier la même donnée), et préserver les performances du logiciel.

La gestion de cette file d’attente est dépendante des droits de l’utilisateur : ce dernier pourra potentiellement réorganiser ou supprimer des traitements par lot.

4. Abonnés : historique des relances

Les fois où un abonné a été relancé sont désormais archivées afin de permettre, en cas de litige, de connaître le détail de la relance ainsi que les documents concernés.

Cet historique est visible sur la fiche de l’abonné dans la section « Historique & Statistiques ».

Il apparaît clairement pour chaque relance reçue par l’abonné la date d’envoi, l’éventuelle dette générée ainsi que le mode et la destination de l’envoi (l’adresse postale pour le mode Lettre, l’adresse mail pour le mode Mail ou le numéro de téléphone en cas de SMS).

Pour chaque relance, il est possible de visualiser les documents concernés :

Ainsi que d’imprimer la liste de ces documents, permettant ainsi d’avoir un support pour échanger avec l’abonné :

A noter qu’il est possible, en cas de modification (ou suppression) de la dette, de visualiser le montant initial de la dette ainsi que le nom du dernier modificateur :

Dans la prochaine version, il sera également possible de définir des durées de conservation de cet historique (écran prévisionnel ci-dessous) :

5. Circulation : blocage d’une réservation sur un document que l’usager a déjà sur sa carte

A la suite de la demande d’un nombre important de bibliothèques, un blocage a été mis en place pour empêcher un usager de réserver un document qu’il a déjà sur sa carte. En effet, certains usagers se servaient de cette possibilité pour contourner l’interdiction de prolongation de certains documents.

Pour les bibliothèques utilisant Decalog PORTAIL Pro/Essentiel, ce blocage est repris côté portail :

6. Réseau : gestion des sites d'application dans les règles

Attention : cette évolution ne concerne que les réseaux de bibliothèques.

Les règles de cotisation évoluent pour gérer de nouveaux cas d’usage pour les réseaux de bibliothèques, et leur permettre de faire un paramétrage plus fin si cela est souhaité.

Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, seuls les sites dépositaires figuraient sur les différentes règles, ce qui limitait les paramétrages possibles.

Par exemple, sur une règle de prêt, il était possible de définir la règle suivante :

• Sur Site A : possibilité de prêter 4 exemplaires, issus de Site A ou de Site B

Mais impossible de définir la règle suivante :

• Sur Site A :
  • Possibilité de prêter 3 exemplaires issus de Site A pour 21 jours
  • Possibilité de prêter 1 exemplaire issu de Site B pour 14 jours

L’intégration du choix du site de prêt à la règle de prêt permet ainsi de répondre à ce cas de figure, et de réaliser des paramètres spécifiques, beaucoup plus fins que ce qui existait jusqu’alors.

L’ensemble des règles a été modifié sur le même principe :

• Le site de prêt intègre la règle de prolongation et la règle de prêt
• Le site de retrait intègre la règle de réservation
• Les sites de prêt, retour et prolongation intègrent la règle de retard

Pour rappel, les sites proposés sur la cotisation permettent de définir sur quel(s) site(s) l’abonné porteur de cette cotisation peut se présenter.

L’intérêt de conserver les sites sur la cotisation, en plus des sites sur chaque règle, réside dans la finesse de paramétrage ainsi proposée.

Ainsi, si un pôle du réseau souhaite fonctionner différemment sans impacter les autres, les sites des cotisations resteront inchangés mais les règles applicables dans ce pôle seront affinées.

Et d’autre part, si une règle est utilisée sur plusieurs cotisations, il est possible de définir les sites de cotisation comme sites de référence, sans avoir à dupliquer cette règle sur les différentes cotisations.

7. Réseau : options supplémentaires sur les navettes de retour

Attention : cette évolution ne concerne que les réseaux de bibliothèques.

Il existe depuis plusieurs années des options sur les navettes de réservation permettant d’exclure des navettes une partie du fonds. Par exemple, on peut choisir d’exclure les nouveautés de la navette de réservation : dans ce cas, l’abonné devra se rendre sur le site dépositaire du document en nouveauté pour l’emprunter, le document ne pourra pas lui être transféré dans le site de retrait de son choix.

Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, ces options d’exclusion n’étaient donc présentes que sur les navettes de réservation.

Dans cette nouvelle version 12.0, les options d’exclusion ont également été implémentées dans les navettes de retour. Cela permet de définir des conditions dans lesquelles on imposera le retour d’un document sur son site dépositaire.

Par exemple, la configuration ci-dessus où la case « L’exemplaire est une nouveauté » est cochée permettra de mettre en place un système de navette de retour entre les sites sélectionnés, tout en imposant le retour des exemplaires en nouveauté sur leur site dépositaire uniquement.

Voici donc le message qui s’affichera dans cette configuration lors du retour du document en nouveauté sur un site qui n’est pas son site dépositaire :

Ainsi, on pourrait exclure totalement des navettes (réservation ET retour) certains types de documents, afin d’imposer leur emprunt et leur restitution sur leur site dépositaire uniquement.

8. Commandes : suppression possible d’une commande soldée

Attention : cette évolution ne concerne que les bibliothèques qui ont activé l’option Suggestions & Commandes sur Decalog SIGB.

Les commandes soldées sont visibles dans le module Commande et dans l’onglet du même nom, en utilisant le critère de recherche avancée Etat = Soldée. Ces commandes, qui auparavant « stagnaient » simplement dans le logiciel une fois soldées, peuvent désormais être supprimées.

Il est important de noter que l’apparition de ce bouton est soumise à un droit utilisateur, activable sur les profils de droit de type « Suggestion & Commandes » :

La possibilité de supprimer une commande soldée a été réalisée en premier lieu car il s’agit de l’une des dernières données non supprimables du logiciel, qui empêchait par exemple de procéder à la suppression d’un site du réseau.

A noter que le lien entre l’exemplaire issu d’une suggestion d’une commande soldée et supprimée est conservé.