1. Relance fournisseur : pouvoir effectuer des relances au fournisseur de ses abonnements de périodiques

L’objectif de cette fonctionnalité est de permettre de prévenir aisément son fournisseur de périodiques des numéros non reçus ou problématiques.

L’envoi s’effectue soit par émail soit via une exportation vers un tableur.

Cette fonctionnalité est disponible dans l’immédiat à la demande via l’espace client et sera généralisée un peu plus tard.

Elle nécessite d’avoir la gestion des abonnements de périodiques activée.

Par défaut, les numéros d’un abonnement d’un titre de périodique ne sont pas relançables.

Au niveau d’un abonnement, la mise en place du panel « Relance au fournisseur » permet d’activer les relances pour cet abonnement.

Il est possible de définir pour chacun des 3 types de numéros s’il est candidat aux relances et pour les numéros de type manquant de définir à partir de quand et jusqu’à quand on estime qu’il est manquant (par exemple je peux estimer qu’un mensuel est manquant à partir de 5 jours de retard et jusqu’à 30 jours de retard).

Lors du renouvellement d’un abonnement, le paramétrage des relances est conservé sur l’abonnement renouvelé.

Il est possible d’effectuer un paramétrage par lot des relances depuis la liste des abonnements.

Pour pouvoir effectuer une relance à un fournisseur, il faut que le fournisseur – depuis les paramètres - soit également paramétré.

Les zones obligatoires pour effectuer une relance sont l’émail, le contact et le modèle.

Concernant le modèle, il est possible, par confort, de renseigner un texte par défaut ainsi que de copier-coller un modèle d’un fournisseur à un autre.

Prenons par exemple un abonnement 2022 à « Ça m’intéresse » ayant le paramétrage

Dont l’état de l’abonnement est au 30 novembre le suivant

Le nouvel onglet « Relance fournisseur » du module périodique liste automatiquement l’ensemble des numéros à relancer.

Cette liste peut être filtrée pour un fournisseur donné, ou un titre de périodique précis ainsi qu’un certain nombre d’autres critères.

Cette liste peut être exportée vers un tableur.

A noter que cette exportation peut être marquée comme étant une relance pour les clients qui se servent du fichier pour prévenir le fournisseur ou non marquée lorsque l’exportation est uniquement un moyen de contrôler les données.

Cette liste peut également être envoyée par mail. Si plusieurs fournisseurs sont concernés, il sera envoyé un mail par fournisseur.

Une première étape d’analyse permet de visualiser fournisseur par fournisseur puis abonnement par abonnement les lignes d’abonnements valides et non valides.

Il y a 4 possibilités de non validité d’une ligne d’abonnement - dans l'ordre :

• Ligne d'abonnement d'un autre site // Non forçable
• Fournisseur sans mail, contact ou modèle // Non forçable
• Déjà relancée // Forçable
• Hors paramétrage de l'abonnement // Forçable

Puis une seconde étape permet de configurer l’envoi

Il est possible d’envoyer un émail de test, pratique pour contrôler que l’envoi convienne, ainsi qu’une copie à l’émail de la bibliothèque lors de l’envoi réel.

Par défaut, les numéros relancés ne sont pas relancés de nouveau.

Il est tout de même possible de forcer plusieurs relances

Les informations du nombre de relances ainsi que la date de dernière relance sont indiquées dans la liste des relances fournisseur ainsi que dans l’état de l’abonnement.

2. Relance fournisseur : pouvoir effectuer des relances au fournisseur de ses commandes

L’objectif de cette fonctionnalité est de permettre de prévenir aisément son fournisseur de commandes des suggestions non reçues ou problématiques.

L’envoi s’effectue soit par émail soit via une exportation vers un tableur.

Cette fonctionnalité est disponible dans l’immédiat à la demande via l’espace client et sera généralisée un peu plus tard.

Elle nécessite d’avoir la gestion des commandes activée.

A l’image de la relance des abonnements de périodiques, il faut que le fournisseur des commandes soit paramétré – depuis les paramètres.

Les zones obligatoires pour effectuer une relance sont l’émail, le contact et le modèle.

Concernant le modèle, il est possible, par confort, de renseigner un texte par défaut ainsi que de copier-coller un modèle d’un fournisseur à un autre.

Rappel : une ligne de commande en réception peut avoir 5 états : « En réception », « Livrée », « Livraison différée », « Commande annulée » et « Mise à l’inventaire »

Les états « Livraison différée » et « Commande annulée » ont également un motif de non réception

Par défaut toutes lignes de commandes de type « En réception » et « En livraison différée » d’une commande « En réception » sont relançables. 

Prenons par exemple une commande avec 5 lignes de commandes qui sont dans divers états

Le nouvel onglet « Relance fournisseur » du module commandes liste automatiquement l’ensemble des lignes de commandes à relancer.

Cette liste peut être filtrée pour un fournisseur donné, ou une commande précise ainsi qu’un certain nombre d’autres critères.

Cette liste peut être exportée vers un tableur.

A noter que cette exportation peut être marquée comme étant une relance pour les clients qui se servent du fichier pour prévenir le fournisseur ou non marquée lorsque l’exportation est uniquement un moyen de contrôler les données.

Cette liste peut également être envoyée par mail. Si plusieurs fournisseurs sont concernés, il sera envoyé un mail par fournisseur.

Une première étape d’analyse permet de visualiser fournisseur par fournisseur puis commande par commande les lignes de commandes valides et non valides.

Il y a 3 possibilités de non validité d’une ligne de commande - dans l'ordre :

• Ligne de commande d'un autre site // Non forçable
• Fournisseur sans mail, contact ou modèle // Non forçable
• Déjà relancée // Forçable

Puis une seconde étape permet de configurer l’envoi

Il est possible d’envoyer un émail de test, pratique pour contrôler que l’envoi convienne, ainsi qu’une copie à l’émail de la bibliothèque lors de l’envoi réel.

Par défaut, les lignes de commandes relancées ne sont pas relancées de nouveau.

Il est tout de même possible de forcer plusieurs relances

Les informations du nombre de relances ainsi que la date de dernière relance sont indiquées dans la liste des relances fournisseur ainsi que dans la commande.

3. Autorités : gestion d’un catalogage à niveau

Pour les bibliothèques ayant un catalogage à niveau des autorités, il a été ajouté à l’image des notices bibliographiques, un niveau de catalogage et un niveau de dérivation.

Lors de la création d’une autorité, son niveau de catalogage (et de dérivation si elle a été dérivée) est celui de l’utilisateur qui l’a créé.

Lors des modifications successives de l’autorité, son niveau peut être amené à monter si elle est modifiée par un utilisateur de niveau supérieur.

Rappel : chaque utilisateur a un niveau de catalogage défini parmi les 3 niveaux de catalogage, dans l’ordre : « Occasionnel, Confirmé et Expert ».

Par exemple, l’utilisateur Cyril Bim, de niveau occasionnel créé l’autorité suivante relativement succinctement

L’utilisateur David Legrand, de niveau expert, retrouve les autorités de niveau occasionnel grâce aux nouveaux critères de recherche avancée

Puis il corrige et termine avec précision le catalogage de l’autorité qui devient de niveau expert.

Pour permettre de facilement retrouver les autorités souhaitées, les critères suivants ont été ajoutés en recherche avancée : "Créée par", "Créée le" "Dernière modification par", et "Dernière modification le" ainsi que les critères sur les paniers de notices, d'exemplaires, de suggestions et d’exemplaires numériques.

Un pavé des dernières autorités a été ajouté exactement à l’image du pavé des dernières notices bibliographiques de l’onglet « Recherche & Catalogage ».

Afin d’avoir une meilleure visibilité de la liste des autorités, il est désormais possible d’afficher ou de non les rejets avec le critère « Inclure les rejets »

A des fins de contrôle, il est également possible d’exporter vers un tableur une liste d’autorités depuis les traitements par lot

Depuis la liste des autorités de l’onglet « Autorités », il est possible de cliquer sur une autorité pour accéder automatiquement à la liste des notices - onglet « Recherche & catalogage » - utilisant cette autorité

4. Règlements abonnés : archivage et durée de conservation

Dans la fiche abonné, sont désormais listés les règlements effectués par l’abonné.

Cela permet de facilement voir la situation de l’abonné en cas de questions ou de litiges.

Par défaut, seule la dernière année est proposée ainsi qu’uniquement les règlements effectués sur le site courant.

L’ensemble des actions possibles est lié aux droits de l’utilisateur (« Modifier ou Supprimer une dette réglée avec ou sans reçu » ou « Annuler une écriture comptable avec ou sans reçu » notamment)

Rappel : il est possible, pour un utilisateur donné, de ne pas afficher l’onglet « Dettes & Règlements »

Il a également été mis en place une durée de conservation au-delà de laquelle les règlements sont supprimés.

Cette durée de conservation est paramétrable par site dans la limite de 10 ans par conformité au RGPD.

Au niveau du journal de caisse, il est possible d’exporter des données supplémentaires

Au niveau de l’exportation des règlements vers un tableur, il a été ajouté les colonnes principales des dettes.

En cas de règlement comportant plusieurs dettes, les informations sont concaténées (cela permet d'avoir un règlement par ligne)..

Un nouveau contexte statistique a été créé permettant de suivre les règlements des abonnés.

Il est accessible depuis le tableau « 04 - Tableaux spécifiques/11 - Règlements/01 - Nb règlements 2022 »

5. Relances abonnés : archivage et durée de conservation

Il est également possible de définir une durée de conservation de l’historique des relances.

Cela se paramètre par site dans la limite de 5 ans avec une différence possible entre les relances ayant généré une dette, souvent plus litigieuses, d’une relance n’ayant pas généré de dette.

A l’issue de cette durée, les relances sont définitivement supprimées.

Un nouveau contexte statistique a été créé permettant de suivre les relances aux abonnés.

Il est accessible depuis le tableau « 04 - Tableaux spécifiques/12 - Relances abonnés/01 - Nb relances abonnés 2022 par type de relance »

6. Indexpresse : importer la première couverture

Pour les clients ayant un abonnement à Indexpresse, l’imagette du fascicule est automatiquement récupérée lors du dépouillement.

Exemple avec le numéro 524 du 01/10/2022 de Géo - 0220-8245 :

Une rétroaction a également été opérée pour les fascicules sans imagette et déjà dépouillés via Indexpresse.

7. Commandes : amélioration d’utilisation

Le module des commandes en réception a été amélioré sur plusieurs points.

Il a été ajouté un état comptable d’une commande permettant de visualiser le nombre et le montant des suggestions par état de la suggestion.

Les suggestions « reçues » sont les suggestions livrées et mises à l'inventaire.

Les suggestions « dont exemplarisées » sont uniquement celles mises à l'inventaire.

Les suggestions « en attente » sont les suggestions en réception et en livraison différée.

Les suggestions « annulées » sont les suggestions en commande annulée

Pour les réseaux utilisant le module des budgets, une répartition par ligne budgétaire est proposée

Un commentaire a également été ajouté pour permettre une note interne (par exemple « Commande thème Noël », « Libraire eu au téléphone », …)

Il est possible d’effectuer une recherche sur le commentaire

Lors de la réception d’une commande, il a été ajouté une description succincte de la commande permettant de réduire le bloc des informations de la commande et accéder ainsi facilement à la liste des suggestions en réception.

Il a été ajouté également la possibilité de classer les suggestions au sein d’une commande (par Titre, Auteur, Editeur, …). Ce classement est repris lors de l’édition d’un bon de commande.

Autre point, dans la liste des commandes, savoir rapidement pour chaque commande en réception le nombre d’exemplaires à recevoir.

Un dernier ajout est un jeu de couleur, à l’image des abonnements de périodiques, pour visualiser plus rapidement l’état d’une suggestion.

8. Importations : exportation des non importés

Il a été ajouté, à l’issue de certaines importations de fichiers de données dans la base de données, la possibilité d’exporter les données non importées essentiellement à des fins de contrôle et de vérification :

• Depuis le panier d’exemplaires :

• Depuis l’importation de fichiers Unimarc dans la phase de pointage :

• Depuis l’importation de fichiers Unimarc à l’issue de l’importation :

• Depuis le récolement :

9. Modèles de documents : situer le mail d’activation au regroupement au niveau du site

L’ensemble des modèles de documents sont situés au niveau du site sauf le modèle d’activation du compte regroupement d’abonnés qui est situé au niveau du réseau.

Cela signifie que c’est le site qui envoie par exemple le mail d’activation du compte abonné, les avis de réservation ou les relances suivant le modèle défini sur le site tandis que pour le mail d’activation du compte regroupement, le modèle de document est unique au niveau du réseau et est donc le même pour tous les sites.

Désormais, le modèle du mail d’activation du compte regroupement est également situé au niveau du site.

Concrètement, cela signifie que lors de création d’un regroupement d’abonnés, c’est le site de création de ce regroupement qui envoie le mail d’activation suivant son modèle.

Avant (au niveau du réseau)

Après (au niveau du site)

Cela permet à chaque site de pouvoir avoir ses propres informations sur le mail (logo, mail, téléphones, horaires, …).

Le modèle par défaut a évolué pour avoir ces nouvelles balises d’information du site.

Le modèle existant reste identique.

10. Carte d’identité électronique (eID) : choisir les données à importer

Il est désormais possible de choisir les données à importer de la carte d’identité électronique.

Cela permet une gestion différente des sites qui ont la carte d’identité comme carte d’abonné des sites qui ont une carte d’abonné distincte de la carte d’identité avec un autre numéro en conservant le numéro d’abonné existant lors d’une mise à jour.

Le paramétrage est automatiquement conservé d’une utilisation à l’autre par utilisateur.

11. RFID : permettre la lecture continue dans la liste des attributions de réservations

Le mode « Lecture continue » disponible dans le « Retours par lot » est désormais disponible dans la liste des attributions de réservations

Ce mode permet d’attribuer successivement des réservations sans avoir recours au clavier

12. Gestion des budgets : permettre la suppression d’une ligne budgétaire

Il est désormais possible de forcer la suppression d’une ligne budgétaire même utilisée sur des exemplaires et suggestions supprimées.

Cela permet de supprimer un ancien budget devenu inutile aujourd’hui.

13. Diffusion Sélective d'Informations : prévoir la possibilité de désabonnement

Lors de l’envoi d’un mailing informatif (Circulation –> Abonnés – >Traitements par lot -> Envoyer un e-mail) à une sélection d’abonnés, l’abonné peut, depuis le mail reçu, se désinscrire

Cela décoche la case sur sa fiche abonné (ou sa fiche regroupement selon à qui la communication est adressée)

A noter que le texte par défaut « Se désinscrire » est modifiable pour chaque site dans les paramètres du site

14. Liste des prêts : ajouter le critère sur les abonnés de transfert

Il est désormais possible, parmi la liste des prêts en cours, de visualiser l’ensemble des exemplaires en transfert d’un site à un autre

15. Fenêtre d'attribution : indiquer le nombre de réservataires

Lors de l’attribution d’un exemplaire à une réservation, il est indiqué le nombre de réservataires ce qui évite d’ouvrir la liste déroulante

16. Recherche professionnelle avancée : ajouter "Avec / Sans" à certains critères

De nouveaux critères de recherche avancée de notices bibliographiques permettent de rechercher les notices avec ou sans auteur, éditeur, sujet …

Cela permet, par exemple, de trouver les notices d’un centre d’intérêt sans sujet pour les affiner.

Précisément les critères ayant été enrichis :

• Responsable intellectuel
• Responsable commercial
• Sujet
• Année d'édition
• Titre de forme
• Classification principale
• Œuvre associée
• Langues

17. Connexion utilisateur : permettre de visualiser le mot de passe en cours d'écriture

Il est désormais possible de visualiser le mot de passe de connexion en cours de saisie depuis l’écran de connexion

Cette possibilité est également disponible depuis la modification de mot de passe depuis les préférences de l’utilisateur

18. Liste des exemplaires : pouvoir forcer le prêt par à un abonné fonctionnel de prêts physiques

Il est désormais possible de forcer le prêt d’un ensemble d’exemplaires en prêt à des abonnés physiques (personnes ou groupes) à un abonné fonctionnel.

Cela peut permettre de restituer puis de supprimer tous les exemplaires en prêt depuis longtemps par exemple.

Dans le mode « Forcer le prêt et mettre un piège sur l’abonné », le piège est formaté automatiquement selon le format suivant :

« "L'exemplaire CB - Site dépositaire - Cote - Description" emprunté le //— à Site de prêt à rendre le //— a été transféré sur l'abonné fonctionnel "Abonné fonctionnel" le //— (x jours de retard)" »

19. Assistants de prêt - SIP2 : distinguer le problème "Déjà en prêt" physique et fonctionnel

Dans le paramétrage des erreurs lors du prêt d’un assistant de prêt, l’erreur « Exemplaire déjà en prêt » a été scindée en 2 erreurs distinctes : « Exemplaire déjà en prêt à un abonné personne ou groupe » et « Exemplaire déjà en prêt à un abonné fonctionnel ».