Suite aux communications effectuées le 30 avril, une version "spéciale déconfinement" a été élaborée pour Decalog SIGB, en réponse immédiate aux problématiques que les bibliothèques ont à gérer depuis le 11 mai 2020. 

Cette version contient les évolutions suivantes : 

1. Prêt automatique à un abonné fonctionnel "En quarantaine" au retour

Un abonné fonctionnel "En quarantaine" peut être paramétré pour stocker les retours effectués par les abonnés, et matérialiser ainsi cette période d'indisponibilité dans le SIGB et dans le portail. 

1.1. Création de l'abonné fonctionnel "En quarantaine"

Il est en premier lieu nécessaire de créer l'abonné fonctionnel. Pour les réseaux de bibliothèques, il est conseillé de créer un abonné fonctionnel de quarantaine par site, afin que chaque site ait la main sur la durée de quarantaine et l'étape de remise en rayon. D'autre part, il peut y avoir plusieurs abonnés fonctionnels de quarantaine pour les différents types de documents, qui ne requièrent pas tous la même durée de quarantaine (voir à ce sujet les recommandations de l'ABF). 

L'abonné fonctionnel (ou les abonnés fonctionnels) est (ou sont) à créer depuis le module Paramètres, onglet Abonnés fonctionnel. Pour gérer le cas spécifique de la quarantaine, une nouvelle case à cocher a été ajoutée au niveau du paramétrage de l'abonné fonctionnel : "Est un abonné de retour". Cette case à cocher permet de définir que tous les documents rendus sur le site seront prêtés à cet abonné fonctionnel. Vous pouvez cocher également, si vous le souhaitez, les autres cases à cocher qui rendent possible ou non la réservation sur cet abonné fonctionnel, le fait que les documents en prêt soient masqués sur le portail public, etc. 

A noter : si l'on définit plusieurs abonnés fonctionnels pour la quarantaine (un pour chaque site dans le cadre d'un réseau, ou bien un pour chaque type de document avec une durée de quarantaine différent), il est nécessaire que les conditions de prêt à l'abonné fonctionnel soient différentes, pour que le logiciel sache à quel abonné fonctionnel de quarantaine prêter le document au retour. 

1.2. Utilisation de l'abonné fonctionnel "En quarantaine"

Une fois le paramétrage de votre abonné fonctionnel effectué (ou vos abonnés fonctionnels), tous les retours effectués, depuis les postes de retour ET depuis les automates de prêts si vous en possédez, seront silencieusement prêtés à l'abonné fonctionnel de quarantaine (ou respectivement aux différents abonnés fonctionnels de quarantaine paramétrés, selon les conditions pour le prêt définies sur chaque abonné fonctionnel).

Notes importantes :

• Les retours effectués depuis d'autres abonnés fonctionnels ne sont pas concernés, car on considère que les prêts sur des cartes fonctionnelles reflètent des activités internes à la bibliothèque, et qu'à ce titre ils ne sont pas à mettre en quarantaine. Seuls les retours depuis les cartes d'abonnés physiques (type Personne ou Groupe) feront l'objet d'un prêt automatique à l'abonné fonctionnel de quarantaine. 
• Seuls les prêts ayant duré plus de 5 minutes (passage de la ligne de prêt de bleu à noir lorsque les 5 minutes sont passées) font l'objet d'un prêt automatique à l'abonné fonctionnel au retour. En effet, si le prêt a duré moins de 5 minutes (ligne de prêt toujours en bleu), on considère que le document n'est pas sorti de la bibliothèque et qu'il n'y a donc pas lieu de le prêter à l'abonné fonctionnel de quarantaine lorsqu'on effectue le retour. 

Nous vous conseillons d'ajouter, dans les onglets Prêts-Retours et Retour par lot du module Circulation, la colonne "En prêt fonctionnel" : cette colonne vous permet, une fois que le retour a été effectué, de constater que le prêt à l'abonné fonctionnel a bien été effectué automatiquement. 

Dans le cadre d'un retour normal, des informations s'affichent à destination du bibliothécaire (document attribuable à une réservation, piège, nouveauté, etc.). Avec un abonné fonctionnel de retour défini, tous ces messages sont passés sous silence, à l'exception de 3 d'entre eux : 

• Retour déclenchant une dette (cas où la bibliothèque a défini des amendes via les règles de retard, qui s'appliquent au retour du document)
• Exemplaire rendu ayant un piège à afficher au retour
• L'abonné qui rend le document n'est pas celui sur qui le prêt a été fait (uniquement dans le cas où l'on effectue les retours depuis l'onglet Prêts-Retours)

Les autres messages (attribution de réservation, statut à afficher au retour, nouveauté, document transférable) sont eux, passés sous silence. 

Au terme des opérations de retour, les documents passés en quarantaine sont visibles dans l'abonné fonctionnel : 

Note à destination des réseaux de bibliothèques : la mise en quarantaine prend le pas sur les transferts. Si, au sein d'un réseau de bibliothèques, un abonné me rend sur Site A un document qui appartient à Site B (et qui doit lui être restitué via la navette de retour), le document est tout de même prêté à l'abonné fonctionnel de quarantaine, mettant ainsi de côté le document pendant le nombre de jours indiqué. Le transfert vers le site dépositaire sera proposé à la fin de la période de quarantaine (matérialisée dans le logiciel par l'enregistrement du retour du document depuis l'abonné fonctionnel de quarantaine). 

1.3. Cas particuliers des assistants de prêt et du retour déconnecté

Pour les bibliothèques possédant des assistants de prêt (tous prestataires confondus : Nedap, 3M/Bibliotheca, Decalog), vous pouvez consulter leur paramétrage depuis Administration du réseau > Assistants de prêt. Consultez le bloc "Gestion des erreurs lors du retour" : 

• Pour tous les cas où "Effectuer le retour" est paramétré sur Oui, le message prévu par le cas sera ignoré et le document sera dans prêté silencieusement à l'abonné fonctionnel de quarantaine. 
• Pour tous les cas où "Effectuer le retour" est paramétré sur Non, le message prévu par le cas sera affiché et le retour ne sera pas effectué (donc pas de mise en quarantaine). 

Pour le cas où une bibliothèque serait amenée à effectuer des retours avec le module de prêt déconnecté de Decalog SIGB, cela est également géré par le système. Lors de l'intégration des transactions déconnectées, les retours effectués seront tous prêtés silencieusement à l'abonné fonctionnel de quarantaine, à l'exception des documents qui n'appartiennent pas à la médiathèque, qui seront prêtés à l'abonné fonctionnel spécifié lors de l'intégration. 

2. Amélioration du traitement de restitution par lot pour faciliter la remise en rayon après quarantaine

Au terme de la durée paramétrée sur l'abonné fonctionnel de quarantaine, les documents ne sont pas restitués automatiquement, mais les prêts apparaissent en retard, comme sur n'importe quel abonné. 

Il est possible, pour remettre les documents en rayon : 

• Soit de scanner un à un les exemplaires à sortir de la quarantaine : on fait les retours unitaires depuis l'abonné fonctionnel et les documents sont ainsi marqués comme disponibles, à remettre en rayon (ou bien à attribuer aux réservations en attente). 
• Soit d'utiliser une nouvelle option du traitement de restitution par lot, pour effectuer le retour groupé de tous les prêts marqués comme en retard (ceux ayant terminé leur période de quarantaine donc). 

Cette nouvelle option est visible dans le traitement de restitution par lot, accessible depuis les abonnés fonctionnels chargés en prêt-retour : 

Si lors du traitement par lot de restitution des exemplaires depuis l'abonné fonctionnel : 

• Cette case est cochée : seuls les documents en retard seront restitués et rendus disponibles. Dans le cadre de la quarantaine, il est donc indispensable de cocher cette case afin de ne pas rendre les documents qui doivent être conservés en quarantaine. 
• Cette case n'est pas cochée : tous les documents prêtés à l'abonné fonctionnel seront rendus (sauf ceux correspondant aux autres exceptions cochées).

Si vous choisissez d'utiliser le traitement par lot de restitution (avec la case cochée pour ne restituer que les documents en retard) au lieu de passer les retours unitairement, attention à être en mesure d'identifier physiquement les documents à remettre en rayon AVANT de lancer le traitement. 

3. Filtres et classements par abonné/regroupement dans l'attribution des réservations

Dans le cadre de la mise en place de services de "drive" dans de nombreuses bibliothèques et médiathèques, l'onglet "Attribution des réservations" du module Circulation a pris une importance particulière, puisque c'est depuis cet onglet que sont listées les réservations en attente sur des documents disponibles du fonds. C'est donc dans cet onglet que sont attribués les exemplaires aux réservations que les abonnés ont faites en ligne. 

Pour préparer plus facilement les sacs dans le cadre du drive, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées dans cet onglet : 

3.1. Critères de recherche abonnés et regroupement

Deux critères de recherche ont été ajoutés dans l'onglet Attribution des réservations, du module Circulation. Ces critères de recherche sont destinés à faciliter la constitution de sacs destinés à un abonné ou à une famille d'abonnés : il suffit ainsi de saisir le nom de l'abonné ou du regroupement pour lister toutes les réservations en attente d'attribution pour cet abonné ou cette famille d'abonnés. 

Dans ces deux critères de recherche, une liste déroulante est activée une fois que le nom de l'abonné ou du regroupement a été saisi : il s'agit d'une liste déroulante permettant de sélectionner le rang de l'abonné pour l'attribution du document. Par défaut, elle est initialisée sur "Rang attribuable" : cela permet de n'afficher la réservation de l'abonné que si l'on est en mesure de la satisfaire. Par exemple, s'il y a deux abonnés demandeurs pour un seul exemplaire, une réservation seulement pourra être satisfaite (logiquement pour l'abonné qui l'a demandé en premier). Ainsi, si on liste les demandes pour le second demandeur, cette réservation là n'apparaîtra pas si on a indiqué "Rang attribuable". 

3.2. Classement de la liste éditée en PDF par abonné ou par regroupement

Lors de l'édition de la liste des documents attribuables à aller chercher en rayons (dans Circulation > Attribution des réservations > Traitements par lot > Éditer la liste des documents attribuables), deux nouveaux critères de classement ont été ajoutés : le classement par Abonné et le classement par Regroupement. 

A noter qu'à l'intérieur de la liste, il ne s'agit pas d'un classement par ordre alphabétique mais par date de demande de réservation : ainsi, on a en début de liste les demandes de réservation les plus anciennes d'un abonné, ce qui permet de constituer les sacs à retirer en traitant d'abord les demandes les plus anciennes, tout en les regroupant par abonné. 

Par ailleurs, le nom du regroupement a également été ajouté dans la liste des documents attribuables, éditée en PDF.  

4. Prêt rapide de tous les documents attribués à l'abonné ou au regroupement

Afin de rendre plus rapide l'étape de retrait des documents par l'abonné (qui vient chercher les documents qu'il avait réservés), la possibilité de prêter en un clic les documents attribués à l'abonné a été ajoutée dans le module Circulation > onglet Prêts-Retours > bloc Réservations. 

L'utilisation de ces boutons permet de prêter le document à l'abonné sans avoir à scanner le code-barres de l'exemplaire. Dans le cadre de la mise en place d'un drive, cela permet :

• D'éviter de ressortir les documents du sac afin de les passer en prêt lorsque l'abonné arrive
• De gagner du temps et de fluidifier l'étape de retrait des sacs à la bibliothèque 

Ces boutons sont accessibles dans le bloc "Réservations" de l'onglet Prêts-Retours : 

• En traitement par lot (bouton Traitements par lot > Prêter les exemplaires attribués) : 

• En traitement unitaire, à l'aide de l'icône en forme de médaille étoilée avec une flèche verte :

Il est important de noter que ces deux boutons apparaissent également au clic sur "Voir le regroupement", permettant ainsi, soit unitairement, soit par lot pour toute la famille, de prêter les documents attribués à chacun des abonnés réservataires. 

La durée de prêt appliquée en mode automatique est la durée prévue dans les règles de prêt de la cotisation, sauf si le prêt est forcé, auquel cas on prend soit : 

• La durée définie dans les règles de prêt s'il s'agit d'un simple dépassement de quota
• La durée définie dans l'écran de la réservation s'il s'agit d'un prêt forcé suite à une réservation également forcée
• La durée définie dans les préférences utilisateurs dans les autres (rares) cas

L'apparition de ces deux boutons est soumise à un droit utilisateur, qu'il faut activer depuis Administration du réseau > Profils, dans le ou les profil(s) de type Circulation. Attention : il est nécessaire de se déconnecter puis de se reconnecter pour voir apparaître les boutons après l'activation du droit. 

5. Suspension possible des envois de mails relatifs aux réservations

Dans le cadre de la mise en place de services de drive (ou « Prêts à emporter » ou « Click and collect » ou tout autre terme approprié J), certaines bibliothèques ont fait le choix de s’organiser manuellement pour le retrait des réservations et souhaitent de ce fait suspendre l’envoi automatique des mails relatifs aux réservations, afin de gérer cela en dehors SIGB (généralement en contactant l’abonné par téléphone).

Dans Decalog SIGB, il y a 3 mails relatifs aux réservations :

• L’avis de disponibilité d’une réservation, automatiquement envoyé lors de l’attribution d’un exemplaire à la réservation d’un abonné, afin que ce dernier soit prévenu que sa réservation est disponible.
• L’avis de suppression d’une réservation (qu’elle soit attribuée ou en attente), automatiquement envoyé lorsque le personnel de la bibliothèque supprime la réservation d’un abonné.
• L’avis d’ajournement d’une réservation, moins fréquent, automatiquement envoyé lorsque l’on remet en attente une réservation (ce cas arrive uniquement lorsque l’on prête un exemplaire à un abonné alors que cet exemplaire était attribué à la réservation d’un autre abonné).

L’envoi de ces mails était jusqu’à présent automatique : désormais, il est possible pour chacun des 3 cas de choisir de maintenir l’envoi ou non. A noter que le cas de suppression de la réservation a été dissocié en deux sous-cas, paramétrables séparément : le cas de la suppression d'une réservation en attente (pour lequel le lecteur n'a pas encore eu de document attribué) et celui de la suppression d'une réservation attribuée (pour lequel le lecteur a eu un mail d'attribution de réservation). 

Le paramétrage est à faire :

• Pour les réseaux de bibliothèque (multi-sites) : chaque site choisit le fonctionnement qui lui convient pour les attributions qui sont effectuées chez lui. Pour cela, il faut aller dans Administration du réseau > Réseau > sélectionner un site > sous-onglet Communication abonnés. Répétez ensuite l’opération pour tous les sites du réseau concernés.

• Pour les bibliothèques isolées (mono-site) : aller dans Administration du réseau > Site > sous-onglet Communication abonnés.

Ainsi, si l’on choisit par exemple de ne pas envoyer de mail lors de l’attribution d’une réservation, on change le paramétrage dans cet onglet, et le logiciel prévient à ce moment-là que l’avis sera considéré comme envoyé et l’abonné marqué comme prévenu.

En effet, si l’on effectue ce choix-là, le logiciel considère que l’abonné a été prévenu manuellement (par téléphone ou tout autre moyen jugé approprié) par la bibliothèque, et cela est indiqué au niveau de la réservation, dans la colonne « Abonné prévenu par », que ce soit :

• Depuis la liste des réservations de l’abonné en prêt/retour

• Ou depuis la liste des réservations (module Circulation > onglet Réservations)

Ce choix implique donc de mettre en place un suivi manuel hors SIGB de ces réservations, de manière à être en mesure d’identifier les abonnés qui ont bien été prévenus manuellement, et ceux qui ne l’ont pas été (soit parce que l’abonné n’était pas joignable par téléphone à ce moment-là, soit parce qu’il n’était pas possible pour la personne qui a effectué l’attribution de contacter l’abonné à ce moment-là, etc.). Une des méthodes possibles est de matérialiser les deux cas physiquement sur l'étagère : un emplacement contenant les documents dont le lecteur a été prévenu, et l'autre avec les documents dont le lecteur reste à prévenir. 

A noter par ailleurs qu’il est possible également de choisir de marquer comme prévenus manuellement les abonnés en mode lettre (les lettres d’avis de disponibilité d’une réservation ne seront plus générées), et également les abonnés qui l’ont été par SMS (seulement pour les bibliothèques disposant de l’option permettant la gestion des SMS).

6. Accès aux services en ligne sur le portail même en cas de cotisation dépassée

Un certain nombre de services en ligne sont proposés aux abonnés une fois connectés à leur compte sur le portail public :

• Réservation
• Prolongation
• Suggestion d’achat (uniquement pour les bibliothèques possédant Decalog PORTAIL Essentiel ou Pro ayant activé cette option)
• Prêts numériques (uniquement pour les bibliothèques ayant activé l’option PNB)

Tous ces services en ligne sont bloqués sur le portail si l’abonné a l’un des problèmes suivants (à noter que cela n’empêche pas l’abonné d’accéder à son compte, seulement d’utiliser les services ci-dessus) :

• Piège bloquant
• Pas de cotisation
• Interdiction de prêt
• Endetté (possibilité néanmoins de définir un seuil au-dessous duquel il est possible d’accéder aux services en ligne : voir le point « Ne pas bloquer la réservation des abonnés sur le portail en cas de dette » sur la page des conseils donnés lors du confinement)
• Cotisation dépassée

Pour ce dernier cas, un développement a été effectué pour permettre aux abonnés de tout de même pouvoir bénéficier des services en ligne, dans le cas où la cotisation est dépassée d’un certain nombre de jours.

Exemple, si l’on définit « depuis plus de 90 jours » dans le paramétrage :

• Les abonnés qui ont moins de trois mois de retard dans le renouvellement de leur cotisation (= date de fin de cotisation dépassée depuis moins de trois mois) pourront toujours bénéficier des services en ligne sur le portail.
• Les abonnés qui ont plus de trois mois de retard dans le renouvellement de leur cotisation (= date de fin de cotisation dépassée depuis plus de trois mois) ne pourront pas bénéficier des services en ligne sur le portail, tant qu’ils n’auront pas renouvelé leur cotisation.

Pour définir ce paramétrage, voici la procédure à suivre :

• Pour les réseaux de bibliothèques (multi-sites) : aller dans Administration du réseau > Réseau > sous-onglet Paramètres > bloc Portail public, et définissez le nombre de jours dans le champ « depuis plus de (jours) »

• Pour les bibliothèques isolées (mono-site) : aller dans Administration du réseau > Site > onglet Portail public, et définissez le nombre de jours dans le champ « depuis plus de (jours) »