EN COURS DE REDACTION

1. Catalogue : intégration de Wikiludo

Il est possible d’activer dans Decalog SIGB la récupération de notices (de jeux, jeux vidéos et jouets) depuis le réservoir Wikiludo. 

Pour cela, il est nécessaire d’être inscrit à Wikiludo, et de transmettre ses identifiants à Decalog par le biais d’une demande sur la plateforme de maintenance, qui comprendra (sauf avis contraire de votre part) l’importation des tables d’intérêt spécifiques à Wikiludo. 

Pour information, Wikiludo comprend une liste de 16 tables spécifiques, listées ci-dessous et importées dans Decalog SIGB lors de l’activation du réservoir :

• Classifications :
  • ESAR (liste contrôlée fermée dans Wikiludo – à noter que l’ESAR Wikiludo est légèrement adaptée par rapport à ce que propose la table ESAR classique)
• Centres d’intérêt :
  • Listes contrôlées fermées dans Wikiludo :
    • Type de jeux
    • Continent d'origine
    • Pays d'origine
    • Age des joueurs
    • Durée de la partie
    • Contexte d'utilisation
  • Listes contrôlées demi-ouvertes dans Wikiludo (contiennent une liste par défaut qu’il est possible d’enrichir) :
    • Récompense
    • Mécanisme de jeu
  • Champs libres dans Wikiludo :
    • Année de récompense
    • Nombre de joueurs minimum
    • Nombre de joueurs maximum
    • Durée moyenne (en minutes)
    • Durée minimale (en minutes)
    • Durée maximale (en minutes)
    • Durée par joueur (en minutes)

Une fois cette activation effectuée, il est possible d’ajuster les paramétrages relatifs à la dérivation depuis ce nouveau réservoir :

• Dans Paramètres > Grilles de catalogage, pour sélectionner les champs affichés pour les jeux et éventuellement définir une grille de catalogage spécifique pour les jeux.
• Dans Paramètres > Listes > Profils de dérivation des réservoirs, pour définir les modalités de récupération de chaque notion. Important : Wikiludo est le seul réservoir pour lequel les valeurs de centres d’intérêt récupérées depuis les réservoirs sont créées à la volée dans la base, dès l’instant où l’on choisit d’importer cette table. Par exemple, si une valeur qui n’existe pas dans la table « Récompense » est trouvée dans la notice dérivée de Wikiludo, la table de centres d’intérêt « Récompense » est automatiquement enrichie de cette nouvelle valeur.

Dès que le paramétrage est terminé, les notices de jeux peuvent ainsi directement être dérivées par leur EAN depuis la grille de catalogage :

2. Catalogue : traduction de cote

Les cotes seules ne suffisent parfois pas à être parlantes pour un abonné. La possibilité de proposer une traduction de cote a été ajoutée, afin de proposer une version plus intelligible des cotes. Il peut s’agir d’une simple indication du genre du document, ou bien d’une mention permettant de retrouver plus facilement le document en rayons, ou bien de toute autre indication permettant de traduire en langage courant les informations utiles véhiculées par la cote.

Il est nécessaire pour cela de définir des règles, qui définiront la traduction à appliquer pour chaque cas (exemple : si la cote commence par « XX », alors la traduction de cette cote est « XXXX »). Ces règles sont à définir dans le module Paramètres > onglet Règles (fonds) > entrée Traductions de cotes.

Sur le modèle des autres règles proposées dans Decalog SIGB, il faut d’abord définir les conditions d’application de la règle, puis la règle elle-même.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, je vais définir des règles de traduction de cotes pour les différentes typologies de cotes présentes dans mon fonds de romans. Je définis dans un premier temps mon fonds de romans dans les conditions (ce qui dans ma bibliothèque correspond à une localisation et une sous-localisation), puis les règles de traduction de cotes applicables pour les différentes cotes de ce fonds (R, RH, RP, etc.).

Pour information, si une règle contient plusieurs traductions comme cela est le cas dans l’exemple ci-dessus, les traductions sont proposées séquentiellement. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus :

• Si la cote commence par « RP », la traduction est « Romans policiers et thrillers - aile droite du bâtiment, section B »
• Sinon, si la cote commence par « RH », la traduction est « Romans historiques - aile droite du bâtiment, section E »
• Sinon, si la cote commence par « R », la traduction est « Romans - aile droite du bâtiment »

A la fin du paramétrage, il est possible de scanner le code-barres d’un exemplaire pour tester le résultat obtenu par rapport aux règles définies :

La traduction de cotes est ainsi affichée (et calculée à la volée) à 3 endroits différents :

• Dans la vue détaillée de l’exemplaire, à côté de la cote :

• Dans l’exportation vers un tableur (depuis les modules Catalogues, Circulation, Commandes) : dès l’instant où l’on choisit d’exporter le champ « Cote », cela fera apparaître dans le tableau deux colonnes « Cote » et « Cote traduite »

• Sur le portail, uniquement si vous disposez de Decalog PORTAIL Pro ou Decalog PORTAIL Essentiel. La traduction de cote s’affiche à la suite de la cote (si elle fait partie des champs affichés sur le portail) dans la partie Exemplaires.

3. Catalogue : amélioration de la recherche avancée sur les centres d’intérêt et classification

La recherche avancée sur les centres d’intérêt et classifications a été améliorée, afin de permettre de retrouver les notices sans centres d’intérêt/classification (pour une table donnée ou une valeur de cette table).

Exemple : je souhaite retrouver les livres de mon fonds sur lesquels je n’ai pas renseigné de niveau de lecture. Il me suffira de ce fait de lancer la requête suivante :

Il est également possible de rechercher les notices par code de la valeur (il s’agit à ce moment-là d’une recherche « commence par ») ou par libellé de la valeur (il s’agit à ce moment-là d’une recherche exacte).

Exemple : je peux faire une recherche sur le code « R » dans ma table Genre, cela remontera toutes les notices dont le code du centre d’intérêt commence par R.

4. Abonnés : dates de dernière connexion et de modification du mot de passe

Dans l’objectif d’être prise en compte lors de la suppression automatique des abonnés inactifs, la date de dernière connexion d’un abonné (au portail public ou à l’EPN) et du regroupement (si l’option a été activée) a été ajoutée dans Decalog SIGB, au niveau du bloc Historique & Statistiques de la fiche abonné.  

Attention, cette date de dernière connexion ne sera connue qu’à partir de la date de sortie de la version 11.4 de Decalog SIGB. Si l’abonné (ou le regroupement) s’est connecté avant cette date, le logiciel n’en aura pas connaissance et affichera ainsi une mention « inconnue ». On peut ainsi avoir 3 mentions différentes :

• Date et heure de la dernière connexion, si une connexion a eu lieu après la sortie de la version 11.4.
• « Inconnue et abonné/regroupement non connecté depuis au moins le XX/XX/XXXX », si l’abonné/le regroupement possède bien des identifiants mais ne s’est pas connecté depuis la sortie de la version 11.4.
• « Cet abonné/Ce regroupement ne possède pas d'identifiants. » si les identifiants de connexion n’ont jamais été générés pour cette fiche.

La date de dernière modification du mot de passe ne dépend pas de la date de sortie de la version 11.4 : cette donnée était déjà stockée dans la base de données et a simplement été affichée dans la fiche abonné.

A noter que ces deux dates ont également été intégrée aux statistiques relatives aux abonnés :

Pour rappel, ces informations figurent également sur les fiches des utilisateurs professionnels depuis la version 11.0 de Decalog SIGB, où elles se rapportent ici à la connexion sur Decalog SIGB :

5. Abonnés : suppression automatique des abonnés inactifs

Il est possible de définir dans le logiciel des sélections d’abonnés inactifs, qui peuvent ensuite faire l’objet de traitements planifiés de suppression.

A noter : en plus des deux dates évoquées dans la partie précédente, de nouveaux éléments ont été ajoutés en base de données pour permettre de définir plus précisément l’inactivité d’un abonné :

• La date de dernière prolongation de prêt (conservée à partir de la sortie de la version 11.4, peut être affichée dans les tableaux de prêt et interrogeable depuis les statistiques)
• La date de dernière prolongation de réservation (conservée à partir de la sortie de la version 11.4, peut être affichée dans les tableaux de réservation et interrogeable depuis les statistiques)
• Le type de suppression d’un abonné (manuelle, automatique ou externe, cette dernière valeur ne concernant que des cas particuliers de suppressions d’abonnés par des requêtes externes)

Il faut en premier lieu définir une (ou plusieurs) sélection(s) d’abonnés à supprimer. Pour cela, il faut accéder au module Paramètres > onglet Tâches à planifier. Le bouton « Ajouter une tâche à planifier » permet de sélectionner l’entrée « Abonnés à supprimer ».

A noter que cet onglet était initialement nommé « Automates de mise à jour » (accessible uniquement pour les clients ayant activé les automates de mise à jour de notices ou d’autorités) et a été renommé afin d’inclure la préparation du traitement de suppression des abonnés inactifs.

La notion « d’inactivité » d’un abonné étant parfois différente d’une bibliothèque à l’autre, l’écran ainsi affiché permet à chaque bibliothèque de définir ce qu’elle considère comme un abonné pouvant être supprimé. On pourra ainsi choisir d’inclure ou non dans la sélection les abonnés :

• Qui n’ont pas fait de prêts depuis XXX jours (cette durée étant également paramétrable)
• Qui n’ont pas renouvelé leur cotisation depuis XXX jours
• Qui n’ont pas réservé de documents depuis XXX jours
• Qui ne se sont pas connectés au portail ou à l’EPN depuis XXX jours
• Etc.

Le bloc « Durée d’existence de l’abonné » permet également de définir une durée minimale depuis la création de l’abonné, au-dessous de laquelle il ne sera pas supprimé. Cela est intéressant par exemple pour les abonnés préinscrits, qui n’ont pas encore forcément eu d’activité enregistrée mais dont la fiche ne doit pas être supprimée pour autant.

A la validation de cet écran, deux éléments apparaissent :

• Un petit drapeau jaune au niveau de la tâche qui vient d’être créée, qui signifie simplement que la tâche n’a pas encore fait l’objet d’une planification (il disparaîtra donc dès que la tâche sera planifiée).

• Un bloc de test permettant de scanner un code-barres abonné et de voir si celui-ci fera partie de la sélection d’abonnés à supprimer. Cela peut permettre d’ajuster éventuellement les conditions de suppression si celles-ci s’avèrent être trop étendues ou au contraire trop restrictives.

Une fois la ou les sélection(s) d’abonnés à supprimer créée(s), il est nécessaire d’en définir la planification.

Pour cela, il faut accéder au module Administration du réseau, onglet Planificateur de tâches (pour rappel, cet onglet est destiné à s’enrichir de nouvelles tâches à planifier dans les versions à venir : automatisation des envois de relances par mail par exemple, etc.). Puis cliquer sur Ajouter une tâche à planifier > Automates de suppression des abonnés.

Il suffit ensuite de définir la ou les sélection(s) d’abonnés que la tâche planifiée va traiter et de définir un délai entre deux tentatives (par défaut initialisé à 30 jours afin d’éviter de relancer trop fréquemment la tâche, mais ce délai peut bien sûr être abaissé).

Dès que l’on valider la tâche planifiée, un calcul des abonnés candidats à la suppression est automatiquement effectué : si ce nombre paraît trop élevé ou au contraire trop restreint, il est possible d’aller ajuster dans les paramètres les conditions définissant la sélection d’abonnés à supprimer.

Pour rappel, toute suppression d’abonné (automatique ou manuelle) est irréversible ! Attention donc à bien définir vos conditions de suppression et à bien tester votre sélection avant de planifier la tâche.

La tâche planifiée est exécutée toutes les nuits. Les chiffres relatifs à l’exécution de cette tâche seront visibles dans la tâche planifiée, permettant de consulter le nombre d’abonnés :

1. Qui ont bien été supprimés par la tâche planifiée
2. Qui ne l’ont pas été malgré le fait qu’ils étaient candidats à la suppression (donc correspondaient aux conditions définies dans la sélection)
3. Qui n’ont pas pu être traités (pas assez de temps en une nuit, feront toujours partie de la sélection du lendemain).

Concernant la première catégorie de ces abonnés, il est possible d’avoir le détail des abonnés supprimés dans le module statistiques (par exemple dans 03 - Tableaux standards > 01 - Année en cours (activités 2022) > 04 - Suppressions 2022 (ab)), où la dimension « Type de suppression » a été ajoutée dans les tableaux relatifs aux abonnés, et permet de distinguer les abonnés supprimés manuellement (depuis l’onglet Abonnés de Decalog SIGB) de ceux supprimés automatiquement par la tâche planifiée.

Concernant la seconde catégorie, il est possible d’avoir plus de détails à ce sujet en allant dans la recherche avancée d’abonnés (module Circulation > onglet Abonnés > panel Recherche avancée) et de faire appel au dernier critère de la liste nommé « Suppression automatique ». Ce critère permet justement de retrouver les abonnés qui faisaient partie de la sélection à supprimer, mais qui ne l’ont pourtant pas été.

En accédant au détail de la fiche d’un abonné correspondant à ce critère de recherche, on peut ainsi consulter la raison pour laquelle l’abonné n’a pas été supprimé. Ces raisons correspondent aux options de suppressions listées sur la définition de la sélection d’abonnés à supprimer : ainsi, si on choisit de ne pas cocher ces options de suppression, ces raisons seront évoquées sur les fiches abonnés comme motifs de non-suppression.

6. Circulation : édition de tickets de réservation

Decalog SIGB donne la possibilité d’éditer des tickets de réservation : au moment de l’attribution d’un exemplaire à une réservation, le ticket peut être édité soit à destination du professionnel qui peut s’en servir pour organiser le retrait des documents (classement des documents sur l’étagère, appel des abonnés, etc.) ou à destination de l’abonné si l’étagère des réservations est en accès libre.

Le ticket de réservation peut être édité ou réédité si besoin depuis la liste des réservations (pour les abonnés personne, groupe ou fonctionnel) :

Ces tickets sont paramétrables :

• Pour les réseaux de bibliothèques (multi-sites) : chaque site peut effectuer son paramétrage dans Administration du réseau > Réseau > (choisir son site) > Paramètres. A noter que dans le cas d’un transfert de réservation, c’est le paramétrage du site de retrait qui est pris en compte.
• Pour les bibliothèques qui ne sont pas en réseau (mono-site) : dans Administration du réseau > Site > Paramètres

On peut ainsi choisir de cocher ou non l’édition d’un ticket de réservation par défaut, choisir les informations figurant sur ce ticket, et réaliser un test d’impression.

Le ticket de réservation, dans sa forme la plus complète, peut ainsi inclure par exemple des codes-barres pouvant être scannés à la douchette, pratique dans le cas d’un code-barres exemplaire endommagé ou d’un lecteur qui n’a pas sa carte.

7. Circulation : modification directe d’exemplaires et d’abonnés

Depuis les différents onglets du module Circulation, il est possible de pouvoir modifier directement l’exemplaire ou l’abonné concerné.

Cela peut être utile par exemple au retour d’un document : il arrive parfois que l’on remarque un élément que l’on souhaiterait notifier au niveau de l’exemplaire (exemple : une page a été déchirée). Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, cela nécessitait d’ouvrir le catalogage dans un nouvel onglet du navigateur, de scanner l’exemplaire, de l’ouvrir en modification, d’ajouter le piège, et de le valider, puis de revenir en circulation. Dans cette nouvelle version, il est possible d’ajouter un droit utilisateur, afin que ce dernier puisse directement cliquer lors du retour sur une icône lui permettant de modifier l’exemplaire qu’il est en train de retourner.

Pour cela, il est dans un premier temps nécessaire d’affecter le droit à la modification d’exemplaires aux utilisateurs qui pourront disposer de cet accès direct depuis la circulation. Cela est paramétrable dans Administration du réseau > Profils : la case « Modifier un exemplaire » peut ainsi être cochée sur tous les profils de type Circulation concernés. Si nécessaire, ne pas oublier de réaffecter les profils de droits adéquats aux utilisateurs, par le biais de l’onglet Utilisateurs.

Après s’être déconnecté puis reconnecté, l’utilisateur disposant de ce nouveau droit voit ainsi apparaître les icônes de modifications à différents emplacements du module Circulation :

• Onglet Prêts-retours : l’icône de modification d’exemplaires est accessible dans la liste des prêts en cours et des réservations de l’abonné (à partir du moment où la réservation est disponible, puisque l’exemplaire est à ce stade identifié). Elle est également accessible dans la liste des prêts en cours et des réservations du regroupement (affichées au clic sur « Voir le regroupement »).

• Onglet Retours par lot : les icônes de modification de l’abonné et de l’exemplaire sont disponibles sur la ligne du document qui vient d’être restitué.

• Onglet Réservations : si la réservation est en attente, seule l’icône de modification de l’abonné est proposée (ce qui est normal puisque aucun exemplaire n’a encore été attribué à cette réservation). Si la réservation est disponible, les icônes de modification de l’exemplaire et de l’abonné sont proposées sur la ligne de la réservation. 

• Onglet Prêts : les deux icônes de modification (abonné et exemplaires) sont accessibles sur la ligne du prêt, sauf dans le cas où il s’agit d’un prêt fonctionnel (auquel cas seule l’icône de modification de l’exemplaire est proposée).

• Onglet Attribution des réservations : l’icône de modification d’exemplaires a été ajoutée sur la ligne de la réservation à satisfaire (l’icône de modification d’abonné était déjà présente dans les versions antérieures du logiciel) ?

Précision complémentaire pour les réseaux de bibliothèques : à l’image du droit permettant d’autoriser les utilisateurs à forcer les prolongations sur tous les sites du regroupement, une case à cocher a été ajoutée sur les regroupements de sites de type Carte commune pour permettre d’autoriser les utilisateurs à modifier les exemplaires en circulation de tous les exemplaires du regroupement.

8. Circulation : reçu d’encaissement par mail

Dans un souci d’économie et de praticité, le reçu d’un encaissement peut être envoyé par mail.

Les choix par défaut relatifs à cet envoi sont paramétrables :

• Pour les réseaux de bibliothèques (multi-sites) : chaque site peut effectuer son paramétrage dans Administration du réseau > Réseau > (choisir son site) > Paramètres > bloc Dettes-règlements.
• Pour les bibliothèques qui ne sont pas en réseau (mono-site) : dans Administration du réseau > Site > Paramètres > bloc Dettes-règlements.

Ainsi, lors de l’encaissement d’une dette, si l’on choisit d’éditer un reçu, il sera possible de l’imprimer et/ou de l’envoyer par mail (les adresses destinataires étant indiquées au-dessous pour information). A noter que si les coordonnées du site ont été renseignées, il est possible d’adresser également ce mail en copie cachée à l’adresse mail de la bibliothèque.

Le reçu ainsi réceptionné par mail par l’abonné se présentera sous cette forme :

9. Circulation : améliorations du journal des dettes et règlements

Les évolutions décrites dans cette partie sont visibles dans le module Circulation > onglet Dettes et règlements.

9.1. Anonymisation possible de l’exportation PDF du journal de caisse

L’exportation au format PDF du journal de caisse (accessibles dans les traitements par lot) permet désormais d’afficher ou non la colonne contenant le nom de l’abonné. Cela peut permettre d’éditer le journal de caisse sans faire mention du nom de l’abonné, ce qui est une demande récurrente de la part des régies de bibliothèques.

9.2. Ajout du critère de recherche sur la cotisation

Parmi les critères disponibles dans la recherche avancée figure désormais le critère « Cotisation », dépendant du critère « Motif de la dette ».

En effet, dès l’instant où ce dernier indique « Inscription », il est possible d’affiner sa recherche en renseignant dans le champ qui suit la cotisation sur laquelle on souhaite effectuer la recherche.

9.3. Ajout du montant du règlement et du montant de la dette en critères de recherche

Deux critères supplémentaires ont également été ajoutés sur la recherche avancée des dettes et règlements : le montant du règlement et le montant de la dette, permettant tous deux d’effectuer une recherche sur un intervalle de montants.

9.4. Ajout du niveau de rappel et du nombre de jours de retard

Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées :

• « Nombre de jours de retard » : la colonne indiquera le nombre de jours de retard du document si la dette a pour motif « Retard » (dettes déclenchées par les règles de retard, si elles existent, qui s’appliquent au retour du document)
• « Niveau de rappel » : la colonne indiquera le niveau de rappel du document si la dette a pour motif « Rappel » (dettes déclenchées par les plans de relances, si des montants ont été définis pour les niveaux de relances)

Ces deux informations figurent également dans l’exportation du journal de caisse (format tableur et PDF).

Attention : ces deux colonnes ne pourront être remplies (pour les types de dettes concernés) qu’à partir de la date de sortie de la version 11.4. Toutes les dettes ayant été générées avant cette date n’indiqueront aucune valeur dans cette colonne.

10. Paramètres : choix de la date de début de prolongation (date de retour prévue ou date du jour)

Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, la date de début d’une prolongation était choisie automatiquement par le SIGB :

• Soit le prêt était en retard, auquel cas la prolongation commençait à la date à laquelle on prolongeait
• Soit le prêt était toujours valide, auquel cas la prolongation commençait à la date de retour prévue

La version 11.4 de Decalog SIGB permet de définir cela soi-même par le biais des règles de prolongation :

A noter :

• Si la prolongation a lieu avant la date de fin de la période autorisée, elle commence à la date de retour prévue ou la date de prolongation selon le choix effectué ci-dessus.
• Si la prolongation a lieu après la date de fin de la période autorisée (donc par un professionnel qui a le droit de forcer), elle commence à la date de prolongation. Cela pour respecter les 2 principes : une prolongation ne peut pas avancer une date de retour ni maintenir un prêt en retard.

11. Administration du réseau : coordonnées du site

(rédaction en cours)

12. Administration du réseau : choix du site de la dette

(rédaction en cours)