1. Relance fournisseur : pouvoir effectuer des relances au fournisseur de ses abonnements de périodiques

L’objectif de cette fonctionnalité est de permettre de prévenir aisément son fournisseur de périodiques des numéros non reçus ou problématiques.

L’envoi s’effectue soit par émail soit via une exportation vers un tableur.

Cette fonctionnalité est disponible dans l’immédiat à la demande via l’espace client et sera généralisée un peu plus tard.

Elle nécessite d’avoir la gestion des abonnements de périodiques activée.

Par défaut, les numéros d’un abonnement d’un titre de périodique ne sont pas relançables.

Au niveau d’un abonnement, la mise en place du panel « Relance au fournisseur » permet d’activer les relances pour cet abonnement.

Il est possible de définir pour chacun des 3 types de numéros s’il est candidat aux relances et pour les numéros de type manquant de définir à partir de quand et jusqu’à quand on estime qu’il est manquant (par exemple je peux estimer qu’un mensuel est manquant à partir de 5 jours de retard et jusqu’à 30 jours de retard).

Lors du renouvellement d’un abonnement, le paramétrage des relances est conservé sur l’abonnement renouvelé.

Il est possible d’effectuer un paramétrage par lot des relances depuis la liste des abonnements.

Pour pouvoir effectuer une relance à un fournisseur, il faut que le fournisseur – depuis les paramètres - soit également paramétré.

Les zones obligatoires pour effectuer une relance sont l’émail, le contact et le modèle.

Concernant le modèle, il est possible, par confort, de renseigner un texte par défaut ainsi que de copier-coller un modèle d’un fournisseur à un autre.

Prenons par exemple un abonnement 2022 à « Ça m’intéresse » ayant le paramétrage

Dont l’état de l’abonnement est au 30 novembre le suivant

Le nouvel onglet « Relance fournisseur » du module périodique liste automatiquement l’ensemble des numéros à relancer.

Cette liste peut être filtrée pour un fournisseur donné, ou un titre de périodique précis ainsi qu’un certain nombre d’autres critères.

Cette liste peut être exportée vers un tableur.

A noter que cette exportation peut être marquée comme étant une relance pour les clients qui se servent du fichier pour prévenir le fournisseur ou non marquée lorsque l’exportation est uniquement un moyen de contrôler les données.

Cette liste peut également être envoyée par mail. Si plusieurs fournisseurs sont concernés, il sera envoyé un mail par fournisseur.

Une première étape d’analyse permet de visualiser fournisseur par fournisseur puis abonnement par abonnement les lignes d’abonnements valides et non valides.

Il y a 4 possibilités de non validité d’une ligne d’abonnement - dans l'ordre :

• Ligne d'abonnement d'un autre site // Non forçable
• Fournisseur sans mail, contact ou modèle // Non forçable
• Déjà relancée // Forçable
• Hors paramétrage de l'abonnement // Forçable

Puis une seconde étape permet de configurer l’envoi

Il est possible d’envoyer un émail de test, pratique pour contrôler que l’envoi convienne, ainsi qu’une copie à l’émail de la bibliothèque lors de l’envoi réel.

Par défaut, les numéros relancés ne sont pas relancés de nouveau.

Il est tout de même possible de forcer plusieurs relances

Les informations du nombre de relances ainsi que la date de dernière relance sont indiquées dans la liste des relances fournisseur ainsi que dans l’état de l’abonnement.

2. Relance fournisseur : pouvoir effectuer des relances au fournisseur de ses commandes

L’objectif de cette fonctionnalité est de permettre de prévenir aisément son fournisseur de commandes des suggestions non reçues ou problématiques.

L’envoi s’effectue soit par émail soit via une exportation vers un tableur.

Cette fonctionnalité est disponible dans l’immédiat à la demande via l’espace client et sera généralisée un peu plus tard.

Elle nécessite d’avoir la gestion des commandes activée.

A l’image de la relance des abonnements de périodiques, il faut que le fournisseur des commandes soit paramétré – depuis les paramètres.

Les zones obligatoires pour effectuer une relance sont l’émail, le contact et le modèle.

Concernant le modèle, il est possible, par confort, de renseigner un texte par défaut ainsi que de copier-coller un modèle d’un fournisseur à un autre.

Rappel : une ligne de commande en réception peut avoir 5 états : « En réception », « Livrée », « Livraison différée », « Commande annulée » et « Mise à l’inventaire »

Les états « Livraison différée » et « Commande annulée » ont également un motif de non réception

Par défaut toutes lignes de commandes de type « En réception » et « En livraison différée » d’une commande « En réception » sont relançables. 

Prenons par exemple une commande avec 5 lignes de commandes qui sont dans divers états

Le nouvel onglet « Relance fournisseur » du module commandes liste automatiquement l’ensemble des lignes de commandes à relancer.

Cette liste peut être filtrée pour un fournisseur donné, ou une commande précise ainsi qu’un certain nombre d’autres critères.

Cette liste peut être exportée vers un tableur.

A noter que cette exportation peut être marquée comme étant une relance pour les clients qui se servent du fichier pour prévenir le fournisseur ou non marquée lorsque l’exportation est uniquement un moyen de contrôler les données.

Cette liste peut également être envoyée par mail. Si plusieurs fournisseurs sont concernés, il sera envoyé un mail par fournisseur.

Une première étape d’analyse permet de visualiser fournisseur par fournisseur puis commande par commande les lignes de commandes valides et non valides.

Il y a 3 possibilités de non validité d’une ligne de commande - dans l'ordre :

• Ligne de commande d'un autre site // Non forçable
• Fournisseur sans mail, contact ou modèle // Non forçable
• Déjà relancée // Forçable

Puis une seconde étape permet de configurer l’envoi

Il est possible d’envoyer un émail de test, pratique pour contrôler que l’envoi convienne, ainsi qu’une copie à l’émail de la bibliothèque lors de l’envoi réel.

Par défaut, les lignes de commandes relancées ne sont pas relancées de nouveau.

Il est tout de même possible de forcer plusieurs relances

Les informations du nombre de relances ainsi que la date de dernière relance sont indiquées dans la liste des relances fournisseur ainsi que dans la commande.

3. Autorités : gestion d’un catalogage à niveau

Pour les bibliothèques ayant un catalogage à niveau des autorités, il a été ajouté à l’image des notices bibliographiques, un niveau de catalogage et un niveau de dérivation.

Lors de la création d’une autorité, son niveau de catalogage (et de dérivation si elle a été dérivée) est celui de l’utilisateur qui l’a créé.

Lors des modifications successives de l’autorité, son niveau peut être amené à monter si elle est modifiée par un utilisateur de niveau supérieur.

Rappel : chaque utilisateur a un niveau de catalogage défini parmi les 3 niveaux de catalogage, dans l’ordre : « Occasionnel, Confirmé et Expert ».

Par exemple, l’utilisateur Cyril Bim, de niveau occasionnel créé l’autorité suivante relativement succinctement

L’utilisateur David Legrand, de niveau expert, retrouve les autorités de niveau occasionnel grâce aux nouveaux critères de recherche avancée

Puis il corrige et termine avec précision le catalogage de l’autorité qui devient de niveau expert.

Pour permettre de facilement retrouver les autorités souhaitées, les critères suivants ont été ajoutés en recherche avancée : "Créée par", "Créée le" "Dernière modification par", et "Dernière modification le" ainsi que les critères sur les paniers de notices, d'exemplaires, de suggestions et d’exemplaires numériques.

Un pavé des dernières autorités a été ajouté exactement à l’image du pavé des dernières notices bibliographiques de l’onglet « Recherche & Catalogage ».

Afin d’avoir une meilleure visibilité de la liste des autorités, il est désormais possible d’afficher ou de non les rejets avec le critère « Inclure les rejets »

A des fins de contrôle, il est également possible d’exporter vers un tableur une liste d’autorités depuis les traitements par lot

Depuis la liste des autorités de l’onglet « Autorités », il est possible de cliquer sur une autorité pour accéder automatiquement à la liste des notices - onglet « Recherche & catalogage » - utilisant cette autorité

4. Règlements abonnés : archivage et durée de conservation

Dans la fiche abonné, sont désormais listés les règlements effectués par l’abonné.

Cela permet de facilement voir la situation de l’abonné en cas de questions ou de litiges.

Par défaut, seule la dernière année est proposée ainsi qu’uniquement les règlements effectués sur le site courant.

L’ensemble des actions possibles est lié aux droits de l’utilisateur (« Modifier ou Supprimer une dette réglée avec ou sans reçu » ou « Annuler une écriture comptable avec ou sans reçu » notamment)

Rappel : il est possible, pour un utilisateur donné, de ne pas afficher l’onglet « Dettes & Règlements »

Il a également été mis en place une durée de conservation au-delà de laquelle les règlements sont supprimés.

Cette durée de conservation est paramétrable par site dans la limite de 10 ans par conformité au RGPD.

Au niveau du journal de caisse, il est possible d’exporter des données supplémentaires

Au niveau de l’exportation des règlements vers un tableur, il a été ajouté les colonnes principales des dettes.

En cas de règlement comportant plusieurs dettes, les informations sont concaténées (cela permet d'avoir un règlement par ligne)..

Un nouveau contexte statistique a été créé permettant de suivre les règlements des abonnés.

Il est accessible depuis le tableau « 04 - Tableaux spécifiques/11 - Règlements/01 - Nb règlements 2022 »

5. Relances abonnés : archivage et durée de conservation

Il est également possible de définir une durée de conservation de l’historique des relances.

Cela se paramètre par site dans la limite de 5 ans avec une différence possible entre les relances ayant générées une dette, souvent plus litigieuses, d’une relance n’ayant pas générées de dette.

A l’issue de cette durée, les relances sont définitivement supprimées.

Un nouveau contexte statistique a été créé permettant de suivre les relances aux abonnés.

Il est accessible depuis le tableau « 04 - Tableaux spécifiques/12 - Relances abonnés/01 - Nb relances abonnés 2022 par type de relance »

6. Indexpresse : importer la première couverture

(en cours de rédaction)

7. Commandes : amélioration d’utilisation

(en cours de rédaction)

8. Importations : exportation des non importés

(en cours de rédaction)

9. Modèles de documents : situer le mail d’activation au regroupement au niveau du site

(en cours de rédaction)

10. Carte d’identité électronique (eID) : choisir les données à importer

(en cours de rédaction)

11. RFID : permettre la lecture continue dans la liste des attributions de réservations

(en cours de rédaction)

12. Gestion des budgets : permettre la suppression d’une ligne budgétaire

(en cours de rédaction)

13. Diffusion Sélective d'Informations : prévoir la possibilité de désabonnement

(en cours de rédaction)

14. Liste des prêts : ajouter le critère sur les abonnés de transfert

(en cours de rédaction)

15. Fenêtre d'attribution : indiquer le nombre de réservataires

(en cours de rédaction)

16. Recherche professionnelle avancée : ajouter "Avec / Sans" à certains critères

(en cours de rédaction)

17. Connexion utilisateur : permettre de visualiser le mot de passe en cours d'écriture

(en cours de rédaction)

18. Liste des exemplaires : pouvoir forcer le prêt par à un abonné fonctionnel de prêts physiques

(en cours de rédaction)

19. Assistants de prêt - SIP2 : distinguer le problème "Déjà en prêt" physique et fonctionnel

(en cours de rédaction)