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Bienvenue à la page consacrée à l’aide sur la personnalisation des modèles de documents dans Decalog SIGB. 

Pour rappel, les modèles de documents dans Decalog SIGB sont accessibles dans le module "Paramètres", onglet "Modèles de documents" et regroupent :

• Les mails d'activation : ces modèles s'envoient automatiquement lorsque vous créez une fiche abonné (ou regroupement) qui comporte un mail, afin de donner à l'abonné un identifiant et un mot de passe pour se connecter sur le portail. Pour les réseaux, le modèle d'activation du regroupement est commun à tous les sites.
• Les modèles de relance : s'envoient depuis Circulation / Envoi de relances, visent les retards de document. Un modèle de mail et deux modèles de papier à configurer (un pour les abonnés individuels, un pour les regroupements).
• Les modèles de réservation : les mails s'envoient automatiquement lors de l'attribution de la réservation, les courriers sont à envoyer depuis Circulation / Réservations. Un modèle de mail et deux modèles de papier à configurer (un pour les abonnés individuels, un pour les regroupements).
• Les mails d'ajournement ou de suppression de réservation : quand on supprime une réservation, qu'elle soit en attente ou attribuée, le logiciel envoie un mail de suppression de réservation à l'abonné. Quand on essaye de prêter un exemplaire déjà attribué à une réservation, le logiciel oblige à ajourner la réservation, en envoyant un mail d'ajournement.

Cette page a pour buts :  

• De vous indiquer les manipulations à réaliser pour personnaliser ses modèles
• De vous donner accès à des documentations complètes à ce sujet
• De vous donner des astuces et bonnes pratiques à respecter pour toute modification
• De vous permettre de télécharger des modèles déjà pré-formatés pour vous simplifier la tâche

N’hésitez pas à demander l’aide du service support si nécessaire au 04 75 81 50 50 ou par la plate-forme de maintenance Cerheme. 

 1. Documentations d'aide à télécharger

Ci-dessous la liste des fiches pdf à télécharger : pour des modifications simples, préférer les fiches pratiques, les guides complets étant plus exhaustifs. 

• Modifier les modèles de lettre : guide complet ou fiche pratique
• Modifier les modèles de mail : guide complet ou fiche pratique
• Modifier les modèles de mail par lot avec Notepad++ : fiche pratique
• Pour une aide plus spécifique aux relances, consulter l'aide sur les relances

 2. Bonnes pratiques

Dans Decalog SIGB, les modèles de document se modifient directement depuis votre ordinateur, avec Libre Office pour les modèles de lettre et avec un éditeur de code (type Notepad++) pour les modèles de mail.
Attention : que ce soit les modèles de lettre ou de mail, il ne faut surtout pas utiliser Microsoft Word pour les modifier.

La modification d’un modèle se fait en plusieurs étapes :

• Télécharger le modèle existant en cliquant sur Télécharger, puis il faut ouvrir le modèle avec un Libre Office pour les modèles de courrier papier, le Notepad++ pour les modèles de mail. Le modèle par défaut est celui de Decalog, le modèle existant est le dernier modèle modifié et téléchargé.

• Modifier le modèle, enregistrer les modifications.
• Après modification, il faut télécharger le fichier depuis son ordinateur jusqu’au logiciel en cliquant sur Choisissez un fichier puis Envoyer.

Bien penser à Tester le modèle modifié. Tester permet d’éditer un aperçu du modèle et de s’assurer qu’il est bien fonctionnel.

Note importante : dans les Paramètres/modèles de document, seuls les modèles par défaut sont conservés, ainsi que le dernier modèle existant. Il est conseillé de sauvegarder localement les modèles à chaque modification. Une bonne méthode consiste à télécharger tous les modèles, les déplacer dans un répertoire de sauvegarde, puis en faire une copie dans un autre répertoire : ainsi, si les modifications que vous faites posent des problèmes, vous pouvez repartir du modèle téléchargé précédent.

Note importante : concernant les réseaux de bibliothèques, chaque site du réseau pourra paramétrer ses propres modèles à l’exception du mail d’activation du regroupement. Ainsi, si les modèles de mails sont communs à tous les sites, il faudra se délocaliser de site en site pour charger les modèles pour toutes les bibliothèques du réseau.

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 3. Modèles de document à télécharger

Nous vous proposons ci-dessous des modèles de document à télécharger. Cela peut permettre de faire gagner du temps, ou de donner des idées de mise en page. Une fois téléchargés, il faut modifier les modèles avec le Notepad++ pour les modèles de mails et avec Libre Office pour les modèles de lettre, puis les télécharger sur le logiciel dans les Paramètres / Modèles de documents. 

3.1 Modèles de mail

3.1.1 Modèles simples sans personnalisation nécessaire

Les modèles présentés dans cette partie 3.1.1 sont des modèles par défaut, simplifiés et formatés pour pouvoir être modifiés par lot. Il n'est pas nécessaire de les modifier. Vous pouvez voir un aperçu de ces modèles ci - dessous. Ces modèles sont les mêmes que ceux présents dans le logiciel dans les modèles par défaut.

3.1.2 Modèles simples à personnaliser

Ces modèles de mail restent simples mais nécessitent une personnalisation de votre part, puisqu'ils intègrent un tableau de coordonnées et d'horaires.

3.1.3 Modèles responsive avec CSS

Attention, ces modèles sont plus complexes à modifier : vous pouvez vous reporter aux aides sur la modification des modèles de mail et à l’utilisation du Notepad++.

3.1.4 Modèles responsive avec CSS - lot 2

Attention, ces modèles sont plus complexes à modifier : vous pouvez vous reporter aux aides sur la modification des modèles de mail et à l’utilisation du Notepad++.

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3.2 Modèles de courrier papier

3.2.1 Modèles simples sans personnalisation

Les modèles présentés ici sont des modèles par défaut simplifiés. Il n'est pas nécessaire de les modifier. Vous pouvez voir un aperçu de ces modèles ci - dessous.

3.2.2 Modèles de courrier à personnaliser

3.2.2.1 Lot 1

Attention, ces modèles nécessitent une personnalisation : vous pouvez vous reporter aux aides sur la modification des modèles de courrier papier et à l’utilisation de Libre Office.

3.2.2.2 Lot 2

Attention, ces modèles nécessitent une personnalisation : vous pouvez vous reporter aux aides sur la modification des modèles de courrier papier et à l’utilisation de Libre Office.

3.2.2.3 Lot 3

Attention, ces modèles nécessitent une personnalisation : vous pouvez vous reporter aux aides sur la modification des modèles de courrier papier et à l’utilisation de Libre Office.

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4. Éléments de code à copier-coller

Vous trouverez dans cette page des éléments à rajouter dans vos modèles de mail ou de courrier : procédures de changements de mot de passe, bloc de coordonnées ou tableaux d'horaires, prix et cote de l'exemplaire pour les relances, etc. 

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